맞춤 ERP 상담 전에 메뉴 목록부터 만드는 경우가 많습니다. “거래처 관리, 재고 관리, 보고서”만 적으면 화면은 만들 수 있지만 누가 언제 무엇을 승인하는지는 알 수 없습니다.
패키지 ERP의 한계가 우리 회사의 예외에서 드러났다면, 개발사와 만나기 전 다음 열 가지를 정리해보세요.
요구사항 정의서에 들어갈 10가지
- 업무가 시작되는 조건과 완료되는 조건
- 입력하는 사람, 검토하는 사람, 승인하는 사람
- 현재 사용하는 엑셀·문서·메신저 양식
- 반드시 유지해야 하는 회사만의 계산 규칙
- 자주 발생하는 예외와 반려 사유
- ERP·그룹웨어·쇼핑몰·공공기관 등 외부 연동 대상
- 역할별 조회·수정·다운로드 권한
- 변경 이력과 감사 기록이 필요한 항목
- 장애가 났을 때 수동으로 이어갈 방법
- 도입 후 규칙을 관리할 내부 담당자
화면보다 상태를 먼저 적습니다
“발주 화면”이라고 적는 대신 작성, 검토, 승인, 전송, 실패, 취소처럼 상태를 씁니다. 상태마다 누가 무엇을 할 수 있는지 정하면 화면과 알림, 권한이 자연스럽게 따라옵니다.
| 상태 | 담당자 | 허용 행동 | 다음 상태 |
|---|---|---|---|
| 작성 중 | 실무자 | 수정·첨부 | 검토 요청 |
| 검토 대기 | 팀장 | 승인·반려 | 승인 또는 작성 중 |
| 전송 대기 | 시스템 | 외부 ERP 전송 | 완료 또는 실패 |
| 실패 | 운영 담당자 | 원인 확인·재시도 | 전송 대기 |
이 표는 예시입니다. 실제 상태는 회사의 결재선과 외부 시스템 계약에 맞춰 정해야 합니다.
범위를 줄이는 기준
첫 버전에는 매일 사용하는 핵심 흐름과 반드시 필요한 연동만 넣습니다. 사용 빈도가 낮거나 정책이 정해지지 않은 기능은 다음 단계로 미룹니다. 대신 권한, 변경 기록, 백업, 재시도처럼 나중에 붙이기 어려운 운영 조건은 처음부터 포함합니다.
SION.LAB의 맞춤 ERP·CRM은 현장 용어, 필드, 결재선과 예외 처리를 합의하는 접근을 설명합니다. 엑셀 업무 시스템화 글은 현재 엑셀에서 반드시 보존해야 할 규칙을 찾는 데 도움이 됩니다.
ERP가 전체 자동화 로드맵의 어느 단계인지 판단하려면 중소기업 업무 자동화 시작 가이드를 함께 확인하세요.
문의 전에 현재 엑셀, 사용자 역할, 결재선, 외부 연동 목록을 준비해 주세요.
