한 거래처는 품명을 B열에, 다른 거래처는 상품코드와 규격을 나눠 보냅니다. 담당자는 매번 양식을 읽고 이카운트의 거래처·품목·수량 칸에 옮깁니다. 이 업무를 연결할 때는 파일을 읽는 기능보다 “엑셀의 어느 값이 ERP의 어떤 항목인가”를 정하는 일이 먼저입니다.
거래처 양식에서 주문 한 줄을 정의합니다
예시의 가온상사 발주서에는 “종이컵 1박스”가 있고, ERP 품목은 CUP-100입니다. 품명만 옮기지 않고 원본 파일, 시트, 행 번호, 거래처, 주문 번호를 함께 보관합니다. 담당자가 화면에서 틀린 값을 찾았을 때 어느 셀에서 왔는지 바로 되짚기 위한 정보입니다.
병합 셀, 합계 행, 납기 메모를 상품 행으로 읽지 않도록 거래처별 규칙을 정합니다. 모르는 양식이 들어오면 기존 양식과 비슷하다는 이유로 전송하지 않고 새 양식 확인 상태로 보냅니다. 양식이 바뀌었는데 아무 오류 없이 잘못 읽히는 상황도 검수에 넣습니다.
이름·코드·수량 단위를 분리해서 연결합니다
거래처 상품명은 ERP 품목을 찾는 단서입니다. 같은 이름이라도 규격이 다르면 다른 품목일 수 있습니다. 예시 화면은 종이컵을 CUP-100으로 연결하되 박스 안의 수량은 별도 확인으로 남깁니다. 품목 연결이 끝났다고 단위까지 확인된 것은 아닙니다.
자주 쓰는 연결은 거래처별 매핑표에 보관하고 승인한 사람과 적용일을 남깁니다. 후보가 둘이면 자동 선택하지 않습니다. 담당자가 한 번 고른 연결을 다음 파일에 적용하더라도 규격이나 단위가 바뀌면 다시 확인해야 합니다.
ERP에서 만들어질 결과를 먼저 합의합니다
발주서라는 파일 이름만 보고 구매 전표로 결정하지 않습니다. 거래처에게 받은 주문인지, 공급사에 보내는 구매 요청인지에 따라 필요한 전표와 후속 업무가 달라집니다. 재고·출고·송장까지 연결하려면 어떤 단계에서 재고가 변하는지도 업무 담당자와 확인합니다.
첫 연결은 전송 전 검토 목록과 전송 후 결과 목록을 갖추는 방식이 좋습니다. 전표 번호를 받았으면 원본 주문과 연결하고, 일부 품목만 거부됐으면 그 품목의 오류를 분리합니다. 응답이 없었다면 결과 불명 상태로 두고 ERP를 확인한 후 재처리합니다.
성공 파일보다 난감한 파일로 검수합니다
합계 행이 중간에 있는 파일, 새 상품이 포함된 파일, 같은 파일을 두 번 올린 상황을 준비합니다. 정상 자료가 잘 들어가는지에 더해, 애매한 자료가 어디서 멈추는지 확인해야 합니다. 화면에서 검토자가 고친 값과 원본 값은 구분해 보관해 다음 담당자가 수정 이유를 이해할 수 있게 합니다.
거래처에 양식을 바꿔 달라고 해야 하나요?
반드시 모든 거래처 양식을 먼저 통일할 필요는 없습니다. 자주 들어오는 양식부터 읽기 규칙을 만들고, 인식하지 못한 파일은 기존 담당자에게 넘기는 방식으로 시작할 수 있습니다. 다만 빈번하게 바뀌는 양식까지 자동으로 처리한다고 약속하지 않습니다. 양식 변경을 누가 확인하고 새 규칙을 승인할지까지 첫 운영 범위에 넣습니다.
우리 업무에서 먼저 확인할 항목
- 양식 변경을 감지할 수 있는가
- 전송할 전표 종류와 재고 반영 시점이 정해졌는가
- 일부 실패와 결과 불명을 구분하는가
화면의 항목과 상태를 텍스트로 확인하기
| 원본 항목 | 읽은 값 | ERP 대상 | 검토 상태 |
|---|---|---|---|
| 거래처명 | 가온상사 | C-010 | 연결 완료 |
| 상품명 | 종이컵 | CUP-100 | 규격 확인 |
| 수량·단위 | 1박스 | 낱개 수량 | 환산 확인 |
처음 연결할 범위와 상담
거래처 한 곳의 대표 양식과 전표 한 종류부터 시작합니다. 상담에는 발주서가 들어오는 경로, 이카운트에서 입력하는 메뉴의 업무 용도, 반복해서 고치는 항목을 알려 주세요. 계정 정보는 보내지 마세요.
이카운트 발주 연동 사례에서 관련 흐름을 볼 수 있습니다. 공개 사례의 연결 흐름과 이 글의 업무 설계안을 구분해 보세요. 회사마다 사용하는 전표·양식·수정 권한이 달라 적용 범위는 별도 확인합니다.
주문·발주 자동화 구축에서 업무 연결 방향을 살펴보거나, **현재 주문 흐름으로 ERP 연동 상담**으로 현재 반복하는 일을 알려 주세요.
참고한 기준
이카운트는 외부 시스템과의 Open API 연동을 안내합니다. 구체적인 입력·수정 가능 범위는 해당 환경에서 확인해야 합니다. 이카운트 공식 Open API 안내 · 확인일 2026-10-28.
글의 화면·처리 순서·검수 항목은 SION.LAB이 해당 업무를 설명하기 위해 구성한 설계안입니다. 실제 적용 시 사용하는 프로그램과 담당자의 기준에 맞춰 확인합니다.
