"원가는 월말에 엑셀 몇 개를 합쳐야 나오고, 노무비는 출역표를 모아서 따로 계산합니다. 숫자가 안 맞으면 어디서 틀렸는지 찾는 데 하루가 갑니다."
건설 현장과 제조 공장에서 자주 듣는 말입니다. 자재비는 발주 엑셀에, 장비비는 영수증 묶음에, 노무비는 출역표와 급여 대장에 흩어져 있고, 월말이 되면 담당자가 그것을 한 장으로 합칩니다. 합치는 사람이 바뀌면 계산 방식도 바뀝니다.
이 일을 시스템으로 옮기려 할 때 가장 흔한 실수는 화면부터 그리는 것입니다. 순서는 반대입니다. 기준정보를 정하고, 입력 지점을 현장으로 옮기고, 그다음에 집계 화면을 만듭니다. 이 글은 그 순서를 정리합니다.
왜 엑셀에서는 원가가 매번 다르게 나오는가
엑셀 원가표가 틀리는 이유는 계산식이 아니라 기준이 흔들리기 때문입니다. 같은 자재를 어떤 달은 품명으로, 어떤 달은 규격으로 적습니다. 장비 단가는 작년 값이 남아 있습니다. 작업자 이름이 급여 대장과 출역표에서 다르게 적혀 있어 합산이 안 됩니다.
시스템은 계산을 빠르게 하는 도구가 아니라 기준을 하나로 고정하는 도구입니다. 그래서 첫 단계가 기준정보입니다.
1단계. 기준정보를 먼저 고정합니다
원가와 노무 관리에서 기준정보는 네 가지입니다.
| 기준정보 | 정해야 할 것 |
|---|---|
| 품목 | 품목코드, 규격, 단위, 기준단가 |
| 거래처·현장 | 코드, 담당자, 결제 조건 |
| 장비 | 장비 코드, 단가 기준(시간·일·리터) |
| 작업자 | 사번, 직종, 소속 현장, 단가 적용 기준 |
자동차 부품을 만드는 공장이라면 품목에 BOM과 품번 단가가 붙고, 건설 현장이라면 장비에 주유 단가와 가동 기준이 붙습니다. 이 표가 고정되기 전에는 어떤 화면을 만들어도 월말에 다시 엑셀로 돌아갑니다. 지금 쓰는 엑셀과 종이 양식을 전부 모아 어떤 항목이 기준정보인지 가려내는 일이 여기서 이루어집니다.
2단계. 입력 지점을 월말에서 현장으로 옮깁니다
원가가 틀리는 두 번째 이유는 입력이 월말에 몰리기 때문입니다. 출역은 그날 있었던 일인데 기록은 월말에 합니다. 장비 주유 영수증은 모아 두었다가 한 번에 칩니다. 기억이 흐려진 뒤에 입력하니 틀립니다.
시스템으로 옮길 때 바뀌어야 하는 것은 입력 시점입니다. 출역은 현장에서 그날 모바일로 넣고, 영수증은 사진을 찍어 금액을 읽어 들이되 틀린 값은 손으로 고칠 수 있게 두고, 투입 수량과 산출 수량은 공정이 끝날 때 작업자 기준으로 기록합니다. 장비비는 리터당 단가처럼 기준정보에 넣어 둔 값으로 자동 계산되게 합니다.
현장에서 그날 넣는 항목은 많지 않습니다.
| 입력 | 그날 넣는 항목 | 자동으로 붙는 것 |
|---|---|---|
| 출역 | 현장, 작업자, 공수(종일·반일) | 직종별 단가, 소속 현장 |
| 장비 | 장비, 주유량 또는 가동 시간 | 리터당 단가 또는 시간당 단가 |
| 자재 | 품목, 수량 | 기준단가, 거래처 |
| 공정 | 투입 수량, 산출 수량, 작업자 | 품목·BOM 기준 원가 |
단가와 코드는 1단계에서 고정한 기준정보에서 자동으로 붙습니다. 현장은 수량과 사람만 넣습니다. 비가 와서 반일만 일한 날, 장비가 다른 현장으로 옮겨 간 날 같은 예외는 입력 화면에 선택지로 미리 넣어 두어야 월말에 메모로 돌아오지 않습니다.
입력 화면은 현장이 쓰던 용어 그대로 만듭니다. 본사 회계 용어로 바꾸면 현장은 다시 종이에 적고 나중에 옮기는 일로 돌아갑니다.
3단계. 노무비는 출역과 명부를 맞춰 봅니다
노무비는 출역 기록에 단가를 곱해 나옵니다. 그런데 출역표에 있는 사람이 급여 대장에 없거나, 4대보험 명부에 없는 경우가 생깁니다. 일용직과 협력업체 인력이 섞이는 현장에서는 이 차이가 월말에 한꺼번에 드러납니다.
시스템에서는 세 기록을 한 축으로 맞춥니다. 출역 기록, 급여 대장, 4대보험 사업장 가입자 명부입니다. 명부는 사업장 단위로 성명, 가입 자격 취득일, 가입 보험 구분을 받아 올 수 있어서, 출역한 사람이 명부에 있는지와 취득일이 입사일과 맞는지를 대조할 수 있습니다. 받을 수 있는 항목은 4대보험 가입자 조회 API 페이지에 있습니다. 명부에는 주민등록번호가 들어 있으므로 받을 항목과 보관 범위를 먼저 정하고 법률 검토를 받아야 합니다. 대조 결과 어긋난 사람을 처리하는 일, 신고와 정정은 담당자가 합니다.
4단계. 집계 화면은 마지막에 만듭니다
기준정보가 고정되고 입력이 현장에서 이루어지면, 원가 집계는 더하기만 남습니다. 현장별 또는 품목별로 자재비, 장비비, 노무비가 날짜 순으로 쌓이고, 월말 집계는 기간을 지정해 합산하는 화면이 됩니다. 이 화면을 먼저 만들면 안 되는 이유는 앞 단계가 없으면 집계할 숫자 자체가 없기 때문입니다.
집계 화면에서 정할 것은 승인 규칙입니다. 누가 출역을 확정하는지, 단가 변경은 누가 승인하는지, 월 마감 뒤 수정은 어떤 절차를 거치는지를 결재선으로 넣습니다. 저희는 이 과정을 맞춤 ERP·CRM 도입에서 현장 양식 수집, 화면과 필드와 승인 규칙 설계, 구축, 인계의 순서로 진행합니다.
기존 ERP가 있어도 같은 순서입니다
본사에 회계용 ERP가 이미 있는 회사도 많습니다. 그 경우 현장 입력과 원가 집계를 따로 만들고, 월 마감 결과를 ERP가 받는 형식으로 넘깁니다. 본사 ERP와 현장이 왜 어긋나는지는 건설업 ERP를 쓰는데 현장은 엑셀로 돌아가는 이유를 다룬 글에 정리했습니다. 이 글은 그 다음 단계, 옮기는 순서에 대한 것입니다.
정리
원가와 노무 관리를 시스템으로 옮기는 순서는 기준정보 고정, 입력 지점 이동, 출역과 명부 대조, 집계 화면과 승인 규칙입니다. 화면을 먼저 그리면 월말에 엑셀로 돌아갑니다. 기준을 먼저 고정하면 집계는 더하기가 됩니다.
문의 전에 현재 쓰는 원가 엑셀과 출역표 양식, 현장 수와 월 평균 투입 인원, 장비 목록, 그리고 본사에 ERP가 있는지와 그 형식을 알려 주시면 어느 단계부터 옮기면 좋을지 바로 말씀드릴 수 있습니다.
