거래처에 물건을 보내고 나면 세금계산서를 끊어야 합니다. 처음에는 홈택스에 들어가 한 건씩 입력하면 끝나지만, 거래처가 늘면 "언제까지 끊어야 하는지", "어떤 인증서가 필요한지", "잘못 끊으면 어떻게 고치는지"가 매번 다시 궁금해집니다.
전자세금계산서를 처음 발행하거나 지금 방식이 맞는지 다시 확인하려는 분이라면, 아래 순서대로 의무 대상, 인증서, 발행 방법, 기한, 수정 발급을 보시면 됩니다. 마지막에는 건수가 늘었을 때 어디부터 자동으로 바꾸면 되는지도 적었습니다.
누가 전자세금계산서를 발행해야 하나요
법인사업자는 모두 전자세금계산서를 발급해야 합니다. 개인사업자는 직전 연도 사업장별 공급가액(과세분과 면세분 합계)이 8천만원 이상이면 의무 발급 대상입니다. 기준을 넘은 해의 다음 해 7월 1일부터 발급하며, 관할 세무서가 시작 1개월 전까지 통지합니다.
한 번 의무 대상이 되면 이후 공급가액이 8천만원 아래로 내려가도 계속 의무 발급 대상으로 봅니다. 의무 대상이 아니어도 전자세금계산서를 발급할 수 있습니다.
전자세금계산서 발행 전에 준비할 인증서
발급 마지막 단계에서 전자서명을 하기 때문에 발급용 인증 수단이 필요합니다.
| 인증 수단 | 쓸 수 있는 곳 |
|---|---|
| 사업자범용 공동인증서, 전자세금계산서용 공동인증서 | 홈택스와 전자세금계산서 발급 시스템이 있는 사이트 |
| 전자세금용 금융인증서 | 홈택스 |
| 사업자용 간편인증 | 홈택스 |
| 전자세금계산서 발급용 보안카드 | 홈택스에서만 가능 |
금융거래용 공동인증서는 용도가 금융거래로 정해져 있어 세금계산서 발급에는 쓰지 못합니다. 인증서 발급이 어렵다면 가까운 세무서에서 발급용 보안카드를 신청할 수 있습니다. 신청 서류는 개인사업자와 법인사업자가 다르므로 방문 전에 세무서에 확인합니다.
홈택스에서 전자세금계산서 발행하는 방법
- 홈택스에 로그인하고 전자세금계산서 발급 메뉴에서 건별 발급을 엽니다.
- 공급받는 자의 사업자등록번호를 입력해 상호와 대표자를 확인합니다.
- 작성일자, 품목, 공급가액과 세액을 입력합니다.
- 입력 내용을 확인하고 인증서로 전자서명해 발급합니다.
빠지면 안 되는 값은 따로 있습니다. 공급자의 사업자등록번호, 공급자의 성명 또는 명칭, 공급받는 자의 사업자등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성연월일입니다. 이 값이 틀리면 뒤에 설명할 수정세금계산서로 바로잡아야 하므로, 발급 전에 이 다섯 가지만큼은 한 번 더 봅니다.
전자세금계산서 발행 기간: 발급 기한과 전송 기한
- 발급: 원칙은 공급할 때마다 공급시기를 작성일자로 해서 발급합니다. 거래처별로 한 달 공급가액을 합쳐 발급할 수도 있고, 이때는 공급일이 속한 달의 다음 달 10일까지 발급합니다. 10일이 토요일이나 공휴일이면 다음 영업일까지입니다.
- 전송: 발급한 전자세금계산서는 발급일 다음 날까지 국세청에 전송해야 합니다. 전송 기한도 토요일이나 공휴일이면 다음 영업일로 넘어갑니다.
정해진 발급 기한을 지나 그 공급시기가 속한 과세기간의 확정신고 기한까지 발급하면 지연발급, 그때까지도 발급하지 않으면 미발급으로 봅니다. 월합계로 모아서 끊는 사업장은 매달 초에 발급이 몰리기 때문에 이 기한을 놓치기 쉽습니다.
전자세금계산서 발행 취소: 수정세금계산서로 바로잡기
발급한 세금계산서는 지우지 않고, 수정세금계산서를 발급해서 바로잡습니다. 자주 쓰는 유형은 아래 다섯 가지이고, 유형마다 작성일자와 금액을 적는 방법이 다릅니다.
| 사유 | 이럴 때 | 발급 방법 |
|---|---|---|
| 기재사항 착오 | 사업자번호·금액 등 필요한 값을 잘못 적음 | 착오를 알게 된 날 발급하되 작성일자는 처음 건과 같게, 처음 건을 음(-)으로 취소하고 바른 내용으로 다시 발급 |
| 착오에 의한 이중발급 | 같은 거래를 두 번 발급 | 착오를 알게 된 날 발급하되 작성일자는 처음 건과 같게, 잘못 발급한 건을 음(-)으로 발급 |
| 공급가액 변동 | 계약 일부 해지, 단가 조정 등 | 변동이 생긴 날을 작성일자로, 바뀐 금액만큼 양(+) 또는 음(-)으로 발급 |
| 계약의 해제 | 재화나 용역이 공급되지 않은 채 계약이 해제됨 | 해제일을 작성일자로, 처음 금액 전체를 음(-)으로 발급 |
| 환입 | 반품이 들어옴 | 반품된 날을 작성일자로, 반품 금액만큼 음(-)으로 발급 |
계약 일부가 줄었을 때는 공급 자체가 취소된 것인지, 공급가액만 바뀐 것인지에 따라 유형이 달라지므로 먼저 확인합니다. 공급가액 변동, 계약의 해제, 환입은 사유가 생긴 날의 다음 달 10일까지 발급해야 합니다. 내국신용장을 공급 뒤에 개설한 경우처럼 특수한 유형은 요건과 기한이 따로 있어 세무 담당자와 먼저 확인합니다.
건수가 늘면 어디서 반복이 생기나요
한 달에 몇 건일 때는 홈택스 화면으로 충분합니다. 거래처가 늘면 같은 손동작이 그대로 늘어납니다.
- 같은 거래처의 사업자번호와 품목을 매번 다시 입력합니다.
- 거래는 엑셀에 정리해 두고, 발행은 나중에 몰아서 합니다.
- 월합계로 끊는 사업장은 매달 초에 발급이 한꺼번에 몰립니다.
- 발행한 건이 홈택스에 제대로 반영됐는지 따로 확인합니다.
이 단계에서는 흔히 전문 회계 프로그램으로 옮깁니다. 다만 엑셀이 이미 잘 돌아가고 있다면, 장부는 그대로 두고 발행 구간만 자동으로 돌리는 방법도 있습니다.
어디까지 자동으로 맡길까
발행을 자동으로 돌려도 판단은 사람이 합니다. 구간은 이렇게 나눕니다.
- 자동으로 돌리는 구간: 거래를 확정하면 사업자번호와 금액을 검증하고, 홈택스로 발행을 요청하고, 승인번호를 저장합니다. 지금 쓰는 엑셀이나 시트에 거래가 적히는 방식은 바꾸지 않습니다.
- 사람이 보는 구간: 금액이 맞지 않는 건, 휴폐업한 사업자처럼 판단이 필요한 건, 수정세금계산서를 발급해야 하는 건은 담당자 화면으로 올립니다.
매입 쪽에서도 같은 문제가 생깁니다. 거래처가 세금계산서를 발급하지 않았거나 국세청에 전송하지 않았다면 홈택스 매입 목록에 그 건이 없습니다. 홈택스 매입 자료를 매일 받아 사내 거래 기록과 맞춰 보면, 거래는 있는데 세금계산서가 없는 건을 신고 직전보다 일찍 찾을 수 있습니다. 이 구조는 홈택스 매출·매입 자료를 매일 받는 방법에 따로 정리했습니다.
실제로 발행 구간만 자동으로 바꾼 과정은 세금계산서 자동 발행으로 바꾼 이야기에, 발행부터 자료 수집과 전표 정리까지 이어서 묶는 방식은 홈택스 연동·회계 자동화 프로그램 구축 페이지에 있습니다.
자주 묻는 질문
공급일마다 바로 끊기 어려우면 어떻게 하나요? 거래처별로 한 달 공급가액을 합쳐 다음 달 10일까지 발급할 수 있습니다. 10일이 토요일이나 공휴일이면 다음 영업일까지입니다.
금융거래용 인증서로도 발급할 수 있나요? 발급에는 사업자범용·전자세금계산서용 공동인증서, 전자세금용 금융인증서, 사업자용 간편인증, 보안카드를 씁니다. 금융거래용 공동인증서는 용도가 달라 발급에 쓰지 못합니다.
이미 발급한 세금계산서를 취소하려면 어떻게 하나요? 수정세금계산서를 발급합니다. 사업자번호나 금액을 잘못 적었다면 기재사항 착오로, 작성일자는 처음 건과 같게 두고 처음 건을 음(-)으로 취소한 뒤 바른 내용으로 다시 발급합니다. 반품이나 계약 해제처럼 사유가 생긴 경우에는 그 날을 작성일자로 적습니다.
개인사업자인데 의무 대상인지 어떻게 아나요? 직전 연도 사업장별 공급가액(과세분과 면세분 합계)이 8천만원 이상이면 다음 해 7월 1일부터 의무 대상이며, 관할 세무서가 시작 1개월 전까지 통지합니다.
정리
전자세금계산서 발행은 인증서와 다섯 가지 필수 값을 챙기고, 공급시기에 발급하되 월합계라면 다음 달 10일까지, 전송은 발급 다음 날까지 마치면 됩니다. 잘못 끊었다면 지우지 말고 사유에 맞는 수정세금계산서로 바로잡습니다.
거래처가 늘어 같은 입력이 반복되기 시작했다면, 한 달 발행 건수와 지금 거래를 적는 양식부터 정리해 두면 어느 구간을 자동으로 바꿀지 정하기 쉬워집니다.
