"카드사마다 포털이 다르고 은행마다 화면이 달라서, 월초마다 내역을 받아 회계 프로그램에 옮기는 데 하루가 갑니다."
법인카드를 여러 카드사에 두고 계좌를 여러 은행에 둔 회사라면 겪는 일입니다. 카드사 포털에 로그인해 승인내역을 내려받고, 은행에 들어가 거래내역을 받고, 둘을 회계 프로그램 형식에 맞춰 다시 정리합니다. 카드사마다 열 이름이 다르고 은행마다 파일 형식이 달라서 정리하는 시간이 받는 시간보다 깁니다.
이 일은 카드사와 은행 자료를 한 스키마로 받아 회계 프로그램에 넣는 구조로 바꿀 수 있습니다. 이 글은 받을 수 있는 자료가 무엇인지, 어디까지 자동으로 되고 어디서 사람이 확정하는지를 정리합니다. 가게에 들어오는 카드 매출이 아니라 회사가 쓰는 법인카드, 즉 지출 방향의 이야기입니다. 들어오는 카드 매출 대사는 카드사 API로 카드매출 정산을 다룬 글에 따로 있습니다.
법인카드에서 받을 수 있는 자료
법인카드 조회는 카드사별 포털에 개별 로그인하지 않고 여러 카드사의 자료를 같은 형식으로 받는 연동입니다. 받을 수 있는 자료는 여섯 가지입니다.
| 자료 | 받는 항목 | 회계에서 쓰는 곳 |
|---|---|---|
| 보유 카드 | 카드번호, 카드명 | 카드별 사용자·부서 매핑 |
| 승인내역 | 이용일, 이용시간, 이용 금액, 가맹점명, 할부 개월 | 지출 발생 시점 기록, 영수증 매칭 |
| 매입내역 | 이용일, 승인번호, 가맹점명, 이용 금액, 할부 개월 | 매입 공제 자료 구성 |
| 결제예정금액 | 결제일, 결제금액, 결제 계좌 | 자금 계획, 결제 계좌 잔액 확인 |
| 한도 | 총한도, 이용 금액, 이용 가능 금액 | 한도 임박 알림 |
| 카드번호 목록 | 보유 법인카드 번호 | 신규·해지 카드 반영 |
승인내역과 매입내역은 다른 자료입니다. 승인은 결제한 순간의 기록이고 매입은 카드사가 가맹점에서 받아 확정한 기록입니다. 경비 정산은 승인으로 시작해 매입으로 확정하는 흐름이 자연스럽습니다. 항목 전체는 법인카드 조회 API 페이지에 있습니다.
기업계좌에서 받을 수 있는 자료
기업계좌 조회는 여러 은행의 계좌를 한 번 호출로 모으는 연동입니다. 전 계좌 목록과 잔액, 통화코드를 받아 자금 현황을 한 화면에 모을 수 있고, 송금 뒤에는 이체일시와 입금은행, 수수료, 처리 결과를 받아 이체가 실제로 됐는지 확인할 수 있습니다. 거래 내역을 매출과 지출로 나누어 기장 자료로 넘기는 활용도 상품 페이지에 정리되어 있습니다.
다만 은행 자료는 카드 승인내역처럼 가맹점명이 붙어 오지 않습니다. 그래서 계좌 쪽은 잔액 확인과 이체 결과 확인, 카드 결제일에 결제 계좌 잔액이 충분한지 보는 일에 먼저 쓰고, 건별 분개는 카드 자료와 증빙을 기준으로 잡는 편이 안전합니다.
이렇게 자동화할 수 있습니다
1. 카드와 계좌 목록을 사용자·부서에 매핑합니다
보유 카드 목록과 전 계좌 목록을 먼저 받아, 카드마다 사용자와 부서를, 계좌마다 용도를 붙입니다. 이 표가 있어야 뒤의 내역이 자동으로 분류됩니다.
2. 승인내역을 주기로 받아 가맹점으로 계정을 추천합니다
승인내역의 가맹점명과 업종을 기준으로 계정과목을 추천합니다. 같은 가맹점이 반복되면 추천이 안정됩니다. 추천은 추천일 뿐이고 확정은 담당자가 합니다. 영수증 사진이 있으면 금액과 날짜로 승인 건과 매칭해 둡니다.
건마다 상태를 두면 어디까지 됐는지가 보입니다.
| 상태 | 뜻 | 누가 바꾸는가 |
|---|---|---|
| 승인 수신 | 카드사에서 승인내역을 받음 | 자동 |
| 계정 추천 | 가맹점 기준으로 계정과목이 붙음 | 자동 |
| 확정 | 담당자가 계정과 증빙을 확인 | 담당자 |
| 매입 확정 | 카드사 매입내역과 일치 | 자동 |
| 장부 반영 | 회계 프로그램으로 넘어감 | 자동, 확정 건만 |
카드별 사용자 매핑이 있으면 부서 밖 가맹점이나 평소와 다른 시간대의 승인처럼 담당자가 한 번 더 볼 건을 따로 모을 수 있습니다. 판단은 사람이 하고, 모으는 일만 자동으로 합니다.
3. 매입내역으로 확정하고 공제 자료를 모읍니다
승인 건이 매입으로 넘어오면 확정 상태로 바꾸고, 매입내역을 부가세 매입 공제 자료로 모읍니다. 공제 대상인지 판단이 필요한 건은 자동으로 확정하지 않고 검토 목록으로 보냅니다. 어디까지 자동으로 두고 어디서 검토하는지는 세금계산서·회계 자동화의 경계를 다룬 글에 정리했습니다.
4. 결제 예정 금액과 계좌 잔액을 맞춰 봅니다
카드 결제일과 결제 예정 금액을 받아 결제 계좌 잔액과 비교합니다. 부족하면 결제일 전에 알립니다. 송금을 했다면 이체 결과를 받아 실제 처리됐는지 확인합니다.
5. 회계 프로그램에는 확정된 건만 넘깁니다
담당자가 확정한 건만 회계 프로그램 형식으로 넘깁니다. 추천 단계의 건이 그대로 장부에 들어가지 않게 선을 긋습니다.
시작 전에 정할 것
1. 어느 카드사와 은행을 쓰는가
연동은 원천 포털에서 조회한 결과를 수집하는 방식이라 카드사와 은행마다 확인이 필요합니다. 지금 쓰는 카드사와 은행 목록을 정리해 두면 상담에서 범위를 바로 확인할 수 있습니다.
2. 계정 추천 규칙을 누가 관리하는가
가맹점과 계정의 매핑은 회사마다 다릅니다. 처음에는 담당자가 확정하면서 규칙이 쌓이고, 쌓인 규칙을 누가 검토하고 바꾸는지 정해 두어야 합니다.
3. 지금은 포털로 충분한가
카드가 한두 장이고 계좌가 한 은행에 있다면 포털에서 내려받는 편이 빠릅니다. 카드사와 은행이 여럿이고 매월 같은 정리를 반복할 때 연동을 검토합니다.
정리
법인카드 승인내역과 매입내역, 기업계좌 잔액과 이체 결과는 포털에 로그인하지 않고 한 형식으로 받을 수 있습니다. 카드 쪽은 가맹점을 기준으로 계정 추천과 영수증 매칭에, 계좌 쪽은 잔액과 이체 결과 확인에 먼저 쓰고, 확정은 담당자가 합니다. 그렇게 하면 월초 하루가 걸리던 정리가 어긋난 건만 보는 일로 바뀝니다.
문의 전에 쓰는 카드사와 은행 목록, 월 평균 카드 승인 건수, 지금 쓰는 회계 프로그램과 넘기는 형식, 영수증을 모으는 방식을 알려 주시면 어디부터 연동하면 좋을지 바로 말씀드릴 수 있습니다.
