수정·취소된 발주서, ERP에 중복 등록되지 않게 처리하려면

거래처가 오전에 보낸 발주서를 오후에 다시 보냈습니다. 파일명에는 “수정”이 있지만 주문 번호는 같습니다. 두 파일을 각각 새 주문으로 처리하면 수량이 두 번 들어가고, 나중 파일로 덮어쓰면 이미 출고한 주문의 이력이 사라집니다. 같은 주문의 어떤 내용이 달라졌는지 먼저 비교해야 합니다.

같은 주문의 두 번째 파일 · 업무 검토 화면 — 이 글에서 설명하는 업무를 위해 제작한 화면입니다. 회사명·거래 번호·금액·상태는 설명용이며 고객의 실제 운영 자료가 아닙니다.

같은 주문의 두 번째 파일 · 업무별 검토 카드 — 이 글에서 설명하는 업무를 위해 제작한 화면입니다. 회사명·거래 번호·금액·상태는 설명용이며 고객의 실제 운영 자료가 아닙니다.

파일 중복과 주문 중복은 다른 문제입니다

같은 파일을 다시 올린 것은 파일 내용 비교로 찾을 수 있습니다. 그러나 파일명이 달라도 동일 주문일 수 있고, 같은 파일에 여러 주문이 들어갈 수도 있습니다. 거래처와 원본 주문 번호를 기본으로 업무 식별 기준을 정하고, 번호가 없는 양식은 담당자가 중복 가능성을 검토할 수 있게 합니다.

화면의 PO-204는 v1에서 종이컵 10박스였다가 v2에서 8박스로 바뀌었습니다. 이 숫자는 설명용입니다. 원본 두 개를 모두 남기고 주문의 현재 유효 버전과 ERP 반영 버전을 따로 표시합니다. “최신 파일”이라는 이름만으로 기존 주문을 자동 교체하지 않습니다.

같은 주문의 두 번째 파일 · 전체 처리 흐름 — 입력 자료부터 결과 확인까지 담당자와 시스템이 맡을 일을 나눈 업무 흐름입니다.

같은 주문의 두 번째 파일 · 단계별 처리 흐름 — 입력 자료부터 결과 확인까지 담당자와 시스템이 맡을 일을 나눈 업무 흐름입니다.

ERP에 들어가기 전과 들어간 뒤를 나눕니다

아직 전송 전이라면 담당자가 변경 내용을 확인한 뒤 검토 대상을 v2로 바꿀 수 있습니다. 이미 ERP에 등록됐다면 해당 전표의 수정 가능 여부와 출고·정산 진행 상태를 확인해야 합니다. API에서 수정 기능을 제공하는지, 사람이 ERP에서 처리해야 하는지도 먼저 확인합니다.

ERP 전표를 찾지 못하거나 결과가 불명확하면 새 주문을 만들지 않습니다. 원본과 전표 연결을 먼저 대조한 뒤 처리를 결정합니다. 등록 상태와 출고 상태를 같은 “완료”라는 단어로 합치면 변경 가능 여부를 판단하기 어렵습니다.

취소 요청은 사라지는 행으로 표현하지 않습니다

취소된 주문은 삭제된 목록이 아니라 취소 요청과 처리 결과가 남는 상태로 관리합니다. 출고가 시작된 뒤에는 단순 취소가 아니라 반품이나 조정 업무로 이어질 수 있습니다. 이때 자동 처리 범위를 넘는 건을 담당자에게 넘기고 원 주문과 이어 둡니다.

수량 감소가 들어온 이유가 일부 취소인지 오입력 정정인지도 기록합니다. 승인자는 “10에서 8로 변경”이라는 차이와 현재 ERP 상태를 함께 보고 결정해야 합니다. 원본을 열지 않아도 핵심 변경점을 볼 수 있는 비교 화면이 도움이 됩니다.

재시도는 승인한 버전을 고정합니다

전송 중 v3가 도착했다고 v2 요청의 내용을 조용히 바꾸지 않습니다. 어떤 버전이 승인됐고 어떤 버전이 전송됐는지 일치시킵니다. 실패한 요청을 다시 보낼 때도 원 주문과 승인 버전이 유지되어야 합니다. 수정 파일 도착과 재전송이 겹치는 상황을 검수하면 중복 방지 경계를 확인할 수 있습니다.

같은 주문의 두 번째 파일 · 예외별 다음 행동 — 정상 처리 외에 확인·보류·재처리가 필요한 조건과 다음 행동을 정리했습니다.

같은 주문의 두 번째 파일 · 예외별 처리 카드 — 정상 처리 외에 확인·보류·재처리가 필요한 조건과 다음 행동을 정리했습니다.

이미 ERP에 등록한 주문도 자동으로 고칠 수 있나요?

대상 ERP에서 가능한 수정 방식과 주문의 진행 상태를 먼저 확인해야 합니다. 출고 전 전표 수정과 출고 후 조정은 같은 작업이 아닙니다. 첫 구축에서는 변경점을 찾아 승인 대기 목록으로 모으는 구간까지 자동화하고, 복잡한 정정은 기존 ERP 절차로 처리할 수 있습니다. 그 경우 담당자가 처리한 전표와 수정 요청을 다시 연결해 누락을 확인합니다.