식자재 유통 영업사원 주문 접수 자동화 및 ERP 송장 출력 시스템

CHALLENGE

클라이언트가 필요로 한 이유

클라이언트는 외부 영업사원이 받은 주문을 메신저로 사무실에 전달하고, 내부 담당자가 ERP에 다시 입력해 송장을 출력하고 있었습니다. 거래처명과 상품명이 자유 문장으로 전달되어 코드 오입력과 송장 지연이 반복됐습니다.

필요했던 것은 주문 앱만 만드는 일이 아니라 현장 입력이 ERP 주문과 송장 출력까지 한 번에 이어지는 업무 흐름이었습니다. 영업사원은 거래처에서 빠르게 주문하고, 사무실은 재입력 대신 오류와 예외만 확인할 수 있어야 했습니다.

식자재 유통 고객사는 외부 영업사원 3~4명이 거래처를 방문하며 주문을 받고 있었습니다. 영업사원이 거래처에서 주문을 받으면 카카오톡이나 메신저로 내부 사무실에 주문 내용을 전달했고, 내부 직원 1명이 메신저에 적힌 거래처명·상품명·수량을 확인한 뒤 이카운트(Ecount) ERP에 수기로 입력하고 송장을 출력하는 구조였습니다.

건당 평균 15분, 하루 12건 기준으로 매일 약 2시간을 단순 입력 작업에 소요

수기 주문 접수의 핵심 문제

오류 발생 시 송장 재출력과 ERP 데이터 수정에 추가 시간이 소요됐고, 배송 지연으로 거래처 불만이 반복되었습니다.

클라이언트 요청사항과 기획 방향

SOLUTION

시온랩은 영업사원이 모바일에서 직접 주문을 작성하면 이카운트 ERP로 자동 전송되고, 송장이 즉시 출력되는 주문 자동화 시스템을 설계·구축했습니다. 메신저를 거치던 중간 단계를 완전히 제거하고, 영업사원 → ERP → 송장 출력까지의 전체 흐름을 하나의 시스템으로 일원화했습니다.

시스템 구조

• 실시간 현황 대시보드 : 홈 화면 상단에 '신규 주문(새로운 주문 작성하기)'과 '지난 주문(최근 주문 복사하기)' 두 가지 진입점을 배치하여 가장 많이 사용하는 동선을 최소화했습니다. 오늘의 현황에서 주문접수(12건)·배송준비(10건)·출력완료(8건)를 한눈에 확인하고, 최근 주문 내역에서 거래처명·상품·금액과 'ERP전송'·'출력완료' 상태 배지를 즉시 파악합니다. '이대로 재주문' 버튼으로 반복 거래처의 동일 주문을 원클릭으로 복제할 수 있습니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

신규·지난 주문 중 진입점을 고르고 오늘 접수·준비·출력 상태에서 남은 일을 확인합니다.

• 거래처 검색 및 상품 선택 : 주문 작성 화면에서 1단계로 거래처명 또는 코드를 검색하면 ERP에서 상호·배송지·담당자 정보가 자동으로 연동됩니다. 2단계 상품 선택에서는 전체·세트·단품·음료 카테고리 필터와 검색 기능을 제공하며, 각 상품 카드에 상품명(프리미엄 A세트 ₩50,000/BOX, 알뜰 B세트 ₩30,000/BOX, 날개 라면 ₩1,200/EA)·단가·단위·실시간 재고가 표시되어 현장에서 +/- 버튼으로 바로 수량을 조절할 수 있습니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

거래처 코드와 배송 정보를 확인한 뒤 품목과 수량을 선택해 제출할 주문을 만듭니다.

• 주문 내역 조회 : 거래처명 또는 상품명으로 과거 주문을 검색하고, 각 주문별 주문번호·날짜·상태(ERP전송/출력완료)·거래처명·상품명·총 결제금액을 한눈에 확인합니다. 모든 주문이 일련번호로 관리되어 추적이 용이합니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

주문번호로 ERP 전송과 출력 완료를 구분해 확인하고 실패한 단계를 찾습니다.

• 영업사원별 계정 관리 : 내 정보 화면에서 영업사원별 프로필(이름·전화번호·이메일)을 관리하고, 알림 설정 및 앱 설정을 개인화합니다. 각 영업사원의 주문 실적이 계정별로 분리 관리되어 성과 추적이 가능합니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

개인 계정과 알림 설정을 관리하고 담당 영업사원의 주문 맥락을 유지합니다.

전체 시스템은 모바일 최적화 반응형 웹으로 설계하여, 영업사원이 거래처 방문 현장에서 스마트폰으로 바로 주문을 작성하고 접수 상태를 확인할 수 있도록 했습니다.

BUILD

영업사원의 주문과 사무실 출력 사이의 인계

영업사원은 새 주문을 만들거나 지난 주문을 참고한 뒤 거래처와 품목·수량을 선택합니다. 이름을 자유 입력해 사무실이 다시 코드를 찾는 대신 ERP 기준 코드를 선택하게 해 전송 가능한 주문을 작성하도록 했습니다. 모바일에는 필요한 정보만 두고 상세 코드 확인과 전송 응답은 처리 단계에서 다룹니다.

제출 뒤에는 같은 주문번호로 ERP 전송과 송장 출력 상태를 각각 확인합니다. ERP에 주문이 들어간 것과 프린터에서 출력된 것은 다른 결과이므로 상태를 나누었습니다. 영업사원과 물류 담당자가 같은 접수 건의 어느 단계가 남았는지 읽을 수 있게 한 설계입니다.

구축 방향과 데이터 처리 로직

거래처와 품목은 ERP 기준 코드를 조회해 선택하도록 하고, 모바일 주문에는 필요한 정보만 노출했습니다. 제출된 주문에는 고유 요청값을 부여해 재전송으로 같은 주문이 중복 생성되지 않도록 했으며, 송장 출력 결과까지 상태로 이어지게 했습니다.

VALIDATION

예외 상황에서 확인할 지점

없는 거래처·품목 코드는 전송 전에 수정하고 지연 중 같은 주문을 다시 보내도 고유 요청값으로 한 건만 처리합니다. 출력 오류는 ERP 주문을 새로 만들지 않고 출력 단계에서 다시 처리해 이미 접수된 주문이 중복되는 일을 막습니다.

검증한 업무 범위

비슷한 업무에 적용할 수 있는 부분

식자재, 부품, 소모품처럼 현장 영업 주문을 ERP와 물류로 연결하는 업무에 적용할 수 있습니다. 모바일 화면보다 기준 코드 동기화, 중복 방지, 단계별 상태가 더 중요한 구축 요소입니다.

RESULT

※ 본 프로젝트는 고객사 실제 업무 요건을 바탕으로 설계한 결과물이며, 보안 정책에 따라 일부 화면만 공개했습니다.