"직원들이 ChatGPT에 회의록을 넣어서 요약하던데, 괜찮은 건가요?"
요즘 상담에서 자주 듣는 질문입니다. 대부분 이미 쓰고 있습니다. 그래서 막을지 말지보다 먼저 확인할 것이 있습니다. 어떤 요금제로 쓰는지, 학습 설정이 어떻게 돼 있는지, 그리고 어떤 자료를 넣는지입니다.
이 글은 OpenAI 공식 도움말(2026년 9월 23일 조회)을 기준으로 정리했습니다. 정책은 바뀔 수 있으니 사내 기준을 만들 때는 원문을 다시 확인해 주세요.
요금제에 따라 기본 설정이 다릅니다
OpenAI 도움말은 개인용 서비스와 기업용 서비스를 나눠 설명합니다.
| 구분 | 해당 서비스 | 입력 내용을 모델 학습에 쓰는가 |
|---|---|---|
| 개인용 | ChatGPT 개인 계정, Codex | 쓸 수 있습니다. 사용자가 끌 수 있습니다 |
| 기업용 | ChatGPT Business, Enterprise, Edu, API | 기본적으로 쓰지 않습니다 |
직원이 개인 계정으로 업무를 보고 있다면, 설정을 바꾸지 않은 이상 입력한 내용이 학습에 쓰일 수 있는 상태입니다.
개인 계정이라면 세 가지를 확인합니다
1. 학습 설정을 끕니다 ChatGPT의 설정(Settings) > 데이터 제어(Data controls)에서 모델 개선 항목(Improve the model for everyone)을 끄면, 이후 대화는 학습에 쓰이지 않습니다. OpenAI Privacy Portal에서 학습 거부를 신청해도 같습니다. 둘 중 하나만 하면 됩니다.
2. 피드백 버튼은 따로 봐야 합니다 학습을 꺼도 답변에 좋아요나 싫어요를 누르면, 그 대화 전체가 학습에 쓰일 수 있다고 안내돼 있습니다. 민감한 대화에서는 피드백을 보내지 않도록 알려야 합니다.
3. 임시 채팅을 활용합니다 임시 채팅은 임시 상태로 남아 있는 동안 학습에 쓰이지 않고 기록에도 남지 않습니다. 다만 저장하면 일반 채팅이 되어 계정 설정을 따릅니다.
이 세 가지는 직원 한 명 한 명이 지켜야 하는 설정입니다. 인원이 늘면 누가 설정했는지 확인하기 어려워집니다. 업무 사용이 많다면 기업용 요금제로 계정을 모으는 쪽이 관리하기 쉽습니다.
설정보다 먼저 정할 것: 넣어도 되는 자료
학습 설정을 꺼도 자료가 회사 밖 서비스로 전송된다는 점은 같습니다. 그래서 자료를 세 단계로 나눠 기준을 정합니다.
| 단계 | 예 | 기준 |
|---|---|---|
| 넣어도 되는 자료 | 공개된 보도자료, 일반 문장 다듬기, 공개 규정 요약 | 제한 없이 사용 |
| 가공해서 넣는 자료 | 회의록, 제안서 초안, 내부 보고서 | 거래처명·금액·개인 이름을 지우거나 바꾼 뒤 사용 |
| 넣지 않는 자료 | 주민등록번호 등 개인정보, 계약서 원문, 급여·인사 자료, 인증 정보 | 사용 금지 |
개인정보가 들어간 자료를 외부 서비스에 넣는 문제는 법률 검토가 필요한 영역입니다. 사내 기준에는 "개인정보는 넣지 않는다"를 먼저 두고, 예외가 필요하면 법무 검토를 거치도록 하는 것이 안전합니다.
회사 기준으로 만들 때 세 층으로 나눕니다
저희가 AI 도입 글에서 정리한 세 경계를 사내 AI 사용에 그대로 적용할 수 있습니다.
- 입력 경계: 위 표처럼 넣을 수 있는 자료를 정하고, 필요하면 개인 이름이나 번호를 자동으로 가리는 단계를 둡니다.
- 계정 경계: 개인 계정 대신 회사가 관리하는 계정으로 쓰게 합니다. 퇴사자 계정 정리도 이 단계에서 합니다.
- 기록 경계: 누가 어떤 업무에 AI를 썼는지 남깁니다. 문제가 생겼을 때 범위를 확인할 수 있어야 합니다.
자료가 밖으로 나가면 안 되는 업무라면
계약서나 신분증처럼 밖으로 보내면 안 되는 문서를 AI로 처리해야 하는 경우도 있습니다. 이런 업무는 외부 서비스가 아니라 사내 서버에서 동작하는 방식을 따로 검토합니다. 문서에서 글자를 뽑아내는 작업이라면 사내망 OCR처럼 회사 안에서 처리하는 선택지가 있습니다.
ChatGPT 외의 AI 서비스도 요금제마다 학습 정책이 다릅니다. 같은 기준을 적용하되, 서비스별 공식 안내를 각각 확인해야 합니다.
정리
직원들이 ChatGPT를 쓰고 있다면 먼저 요금제와 학습 설정을 확인합니다. 개인 계정이면 학습 설정, 피드백 버튼, 임시 채팅 세 가지를 안내합니다. 그다음 넣어도 되는 자료, 가공해서 넣는 자료, 넣지 않는 자료를 나눠 사내 기준으로 만듭니다.
사내 AI 사용 기준을 만들거나 밖으로 보내면 안 되는 문서를 처리하는 방식을 검토하고 계시다면, 지금 AI를 쓰는 업무와 다루는 문서 종류를 알려 주세요. 어느 경계부터 정하면 되는지 함께 정리해 드립니다.
회사 자료를 사내 AI에 연결하려면
현재 자료를 찾거나 보고하는 업무 한 가지를 기준으로 접근 권한과 근거 확인부터 정합니다. 사내 AI 업무 연결에서 조회·검토의 방향을 살펴보세요. 자료 종류와 이용 부서만 알려 주셔도 첫 연결 범위를 검토할 수 있습니다. 원문이나 계정 정보는 첫 문의에 보내지 않아도 됩니다.
이 업무를 화면으로 살펴보려면
직원 권한에 맞춰 사내 문서를 검색하는 화면에서 입력 자료, 담당자 확인, 예외 처리와 첫 구축 범위를 구체적인 화면으로 설명합니다.
