AI 도입 상담 전에 준비할 것은 긴 제안요청서보다 한 장짜리 업무 정리표입니다. 줄이고 싶은 일이 무엇인지, 지금 어떤 자료로 처리하는지, 결과를 어디에 쓰는지 적으면 첫 상담에서 확인해야 할 범위가 드러납니다. 기술 이름과 기능 목록은 비워 두어도 괜찮습니다.
“AI를 도입하고 싶습니다”만 전달하면 상담은 가능한 기능을 소개하는 방향으로 흐르기 쉽습니다. 반면 “매주 거래처별 입금 내역을 모아 미수 목록을 만드는 일이 늦어집니다”라고 적으면 자료 연결, 대조 기준, 결과 확인 방법부터 이야기할 수 있습니다. 아래 양식은 그 차이를 만들기 위한 준비물입니다.
정리표가 없으면 같은 “입금 확인”을 한쪽은 자료 조회로, 다른 쪽은 거래처 자동 매칭과 회신까지로 이해할 수 있습니다. 이렇게 범위를 다르게 생각한 채 비용과 일정을 비교하면 상담 결과도 비교하기 어렵습니다. 한 장에 현재 흐름과 원하는 결과를 적는 이유는 첫 상담부터 같은 업무를 놓고 이야기하기 위해서입니다.
먼저 결정할 것은 이번 상담에서 다룰 업무 하나입니다
회계, 영업, 인사 전체를 한 장에 넣으면 서로 다른 문제가 섞입니다. 가장 먼저 확인하고 싶은 업무를 하나 고르고, 상담 결과로 무엇을 알고 싶은지 적습니다. 자동화 가능 여부인지, 기존 시스템과 연결할 수 있는지, 선행 정리가 무엇인지에 따라 필요한 자료가 달라집니다.
당장 일정이나 예산을 확정하지 못했다면 미정이라고 씁니다. 숫자를 채우기 위해 근거 없이 희망 금액이나 처리량을 적을 필요는 없습니다. 다만 반드시 맞춰야 하는 마감이나 사용할 수 없는 시스템이 있으면 제약으로 표시합니다. 추후 협의할 항목과 이미 정해진 조건을 구분하는 데 도움이 됩니다.
그대로 복사해 쓰는 한 장짜리 업무 정리표
| 항목 | 적을 내용 | 작성 예시 |
|---|---|---|
| 업무 이름 | 한 가지 업무를 행동으로 표현 | 매주 거래처별 미수 목록 작성 |
| 상담 목적 | 이번에 알고 싶은 것 | 기존 회계 자료를 연결할 수 있는지 |
| 현재 흐름 | 시작부터 완료까지 짧게 | 자료 내려받기 → 대조 → 목록 공유 |
| 사용하는 자료 | 위치·형식·관리 역할 | 회계 프로그램 내보내기, 입금 엑셀 |
| 담당 역할 | 처리·확인·규칙 결정 | 경리 처리, 회계 책임자 확인 |
| 가장 불편한 점 | 실제로 막힌 상황 | 입금자명이 달라 수동 대조 |
| 원하는 결과 | 업무에 쓸 산출물 | 확인 필요 거래가 표시된 미수 목록 |
| 예외와 제한 | 빠진 자료·접근·변경 금지 | 근거 없는 입금 매칭은 확정 금지 |
| 성공 확인 | 완료를 판단할 방법 | 원본 거래와 목록을 건별로 대조 |
| 미확정 사항 | 추가 확인할 질문 | 회계 프로그램 연동 가능 범위 |
표의 예시는 설명을 위한 가상 상황입니다. 한 항목을 여러 문장으로 늘리기보다 현재 아는 사실을 짧게 적습니다. 반복 건수나 소요 시간을 알고 있다면 측정 기간과 함께 별도로 붙이고, 모르면 “아직 측정하지 않음”이라고 남깁니다.
원하는 결과를 “AI 대시보드”처럼 화면 이름으로만 쓰지 않는 것도 중요합니다. 누가 그 화면을 보고 어떤 결정을 할 것인지 적어야 필요한 필드와 갱신 시점을 정할 수 있습니다. 미수 목록이라면 작성 시점, 거래처 구분 기준, 확인이 필요한 항목의 표시 방식부터 구체화합니다.
자료는 양을 줄이고 설명을 붙입니다
표만으로 맥락이 부족하면 입력 자료 한 건과 현재 결과물 한 건을 준비합니다. 정상 처리 예시와 자주 막히는 예외 예시를 구분하면 좋습니다. 원본 전체를 보내기 전에 상담 상대와 공유 범위를 정하고, 개인 이름·계좌·고객 연락처처럼 필요 없는 정보는 가립니다.
자료에는 “어느 단계에서 쓰는 파일인지”를 짧게 붙입니다. 매달 쓰는 표인지, 과거 자료인지, 양식만 보여주는 빈 문서인지 알 수 있어야 합니다. 내부 시스템 화면을 준비했다면 자동화를 위해 어떤 값을 읽거나 입력해야 하는지 표시합니다. 로그인 정보와 인증키는 상담 자료에 적지 않습니다.
보안상 공유가 어려우면 항목명만 남긴 양식이나 가상 값으로 만든 예시를 사용합니다. 이때 실제 데이터 검증까지 끝난 것처럼 말하지 않습니다. 형식을 설명하는 자료와 실제 연결 가능성을 확인할 자료는 역할이 다릅니다.
상담에서 빈칸을 채우는 순서
상담을 마칠 때는 설명을 들었다는 사실보다 다음 확인 항목을 남깁니다. 어떤 자료를 누가 확인할지, 연결 가능성을 무엇으로 판단할지, 추가 협의가 필요한 업무는 무엇인지 적습니다. 아직 확인하지 않은 연동을 가능한 것으로 확정하거나, 예시 화면만 보고 개발 범위를 합의하지 않습니다.
견적에 필요한 요구사항은 다음 단계에서 넓힙니다
한 장짜리 표는 첫 상담의 출발점입니다. 개발에 착수하려면 권한, 변경 이력, 오류 대응, 기존 데이터 이관 같은 내용을 더 확인해야 합니다. 그 단계의 항목은 ERP 요구사항 체크리스트와 연결해 정리할 수 있습니다.
처음부터 모든 예외를 완성하려고 상담을 미루지는 마세요. 현재 사실과 미확정 질문이 나뉘어 있으면 준비가 된 것입니다. 기존 시스템을 그대로 사용할지 바꿀지도 이 단계에서 단정할 필요가 없습니다. 연결 가능 범위와 실제 업무 흐름을 확인한 뒤 결정합니다.
상담 전에 마지막으로 확인하세요
- 이번 상담에서 다룰 업무가 하나로 좁혀져 있습니까?
- 원하는 결과를 화면 이름이 아닌 실제 산출물로 적었습니까?
- 자료를 관리하는 역할과 업무 규칙을 결정하는 역할을 찾았습니까?
- 예시 자료에서 불필요한 개인정보와 인증 정보를 제거했습니까?
- 확인하지 않은 숫자와 조건을 미정으로 표시했습니까?
시온랩의 AX Data Foundation은 현재 자료와 업무 흐름을 진단한 뒤 기반 구축과 AI 연결 범위를 정하는 방식입니다. 이 표를 준비해 현재 사용하는 자료, 먼저 바꾸고 싶은 업무, 아직 답을 못 찾은 질문을 함께 전달해 주세요. 상담의 첫 대화를 우리 회사 업무에서 시작할 수 있습니다.
