발주는 대개 엑셀 발주서 한 장으로 시작합니다. 거래처에 보낼 품목과 수량을 적어 메일이나 메신저로 보내고, 받은 쪽은 그 내용을 다시 자기 장부나 ERP에 입력합니다. 거래처가 몇 곳일 때는 문제가 없지만, 거래처와 품목이 늘면 같은 내용을 두세 번 입력하는 일이 하루의 상당 부분을 차지합니다.
이 글은 바로 옮겨 쓸 수 있는 발주서 기본 양식과 항목별 의미를 먼저 정리하고, 엑셀 발주서로 버티기 어려워지는 신호와 수발주 프로그램으로 넘어갈 때 확인할 점을 이어서 적습니다.
발주서 양식 작성 예시
아래 기본 틀을 엑셀에 옮겨 쓰고, 거래 조건에 맞게 항목을 더하거나 빼면 됩니다.
머리말
| 발주번호 | 발주일 | 발주처 | 공급처 | 담당자 | 연락처 |
|---|---|---|---|---|---|
| PO-0001 | 2026-10-12 | (우리 회사) | (거래처) |
품목
| 품목 코드 | 품목명 | 규격 | 단위 | 수량 | 단가 | 금액 |
|---|---|---|---|---|---|---|
하단
| 납기일 | 납품 장소 | 결제 조건 | 특이사항 |
|---|---|---|---|
발주서 양식에 들어가는 항목
아래 항목을 기본으로 두고, 거래 조건에 따라 필요한 항목을 정합니다. 단가와 세액을 발주서에 적을지는 거래처와의 계약과 정산 방식에 맞춥니다.
| 구분 | 항목 | 빠지면 생기는 일 |
|---|---|---|
| 기본 | 발주번호, 발주일 | 같은 주문이 두 번 처리돼도 구분하지 못함 |
| 거래처 | 발주처와 공급처 상호, 담당자, 연락처 | 확인 전화가 오가고 처리가 늦어짐 |
| 품목 | 품목명, 품목 코드, 규격, 단위 | "박스"와 "개"가 섞여 수량이 틀어짐 |
| 수량·금액 | 수량, 단가, 공급가액, 세액 | 단가 합의가 구두로만 남아 정산 때 어긋남 |
| 납품 | 납기일, 납품 장소, 배송 방법 | 받는 날짜와 장소를 다시 물어봄 |
| 조건 | 결제 조건, 특이사항 | 반품·부분 납품 기준이 사람마다 다름 |
품목 코드와 단위는 주문을 옮겨 적을 때 우선 확인할 항목입니다. 품목명은 사람마다 다르게 적지만, 받는 쪽 장부나 ERP는 코드로 품목을 찾기 때문입니다. 발주서에 상대가 쓰는 품목 코드를 같이 적어 두면 받는 쪽이 품목을 잘못 찾는 일을 줄일 수 있습니다.
엑셀 발주서로 버티기 어려워지는 신호
- 메신저로 받은 주문을 사무실에서 ERP에 다시 입력합니다.
- 거래처별 최소 발주 수량과 입고까지 걸리는 기간을 담당자 기억으로 챙깁니다.
- 발주 품목을 정하려고 재고 파일을 따로 열어 봅니다.
- 잘못 입력한 발주를 ERP에서 취소하고 다시 넣는 일이 매주 생깁니다.
- 영업 담당이 주문이 들어갔는지 사무실에 전화로 다시 확인합니다.
이 신호의 공통점은 같은 주문 정보가 여러 사람의 손을 거쳐 형식만 바뀌며 옮겨진다는 점입니다. 옮길 때마다 오류가 생길 자리가 하나씩 늘어납니다.
수발주 프로그램 고를 때 확인할 것
- 입력하는 사람이 누구인가: 영업사원이 현장에서 넣는지, 거래처가 직접 넣는지, 사무실에서 받아 적는지에 따라 화면이 달라집니다. 현장 입력이라면 모바일에서 거래처와 품목을 검색해 고르는 방식이 맞습니다.
- 코드를 어디서 맞추는가: 자유 문장으로 받은 주문을 나중에 해석하면 오류가 남습니다. 입력 단계에서 거래처·품목 코드를 선택값으로 고르게 하는지 봅니다.
- 반복 주문: 같은 거래처가 비슷한 품목을 자주 주문한다면 지난 주문을 복사해 수량만 고치는 경로가 있는지 확인합니다.
- ERP 연동: 지금 쓰는 ERP로 주문이 바로 들어가는지, 아니면 프로그램에서 받은 주문을 다시 ERP에 옮겨야 하는지가 중요한 차이입니다.
- 실패 처리: 전송에 실패한 건이 무엇이고 왜 실패했는지 보여 주는지, 재전송 전에 ERP 등록 여부를 확인하고 해당 건만 다시 보낼 수 있는지 봅니다. 중복 방지 처리 없이 전체를 다시 보내면 이미 등록된 주문이 중복될 수 있습니다.
- 발주 제안: 재고와 거래처별 최소 발주 수량, 입고까지 걸리는 기간을 함께 계산해 발주할 품목과 수량을 제안하는지 확인합니다.
패키지와 직접 구축은 어디서 갈리나
업종별 수발주 서비스를 비교할 때는 거래처가 직접 주문을 넣는 화면과 정산 기능이 있는지, 지금 쓰는 ERP와 어디까지 연동되는지를 확인합니다. 이미 쓰는 ERP가 있고 주문이 그 ERP에 바로 들어가야 한다면, 수발주 화면만 새로 붙이고 ERP는 그대로 두는 방식으로 재입력 단계를 없앨 수 있습니다.
재입력 여부는 중요한 판단 기준입니다. 새 프로그램을 들인 뒤에도 누군가 주문을 다른 화면에 다시 옮기고 있다면 연동이 덜 된 것입니다. 거래처가 주문을 넣는 방식과 예외 처리도 함께 확인합니다.
실제로 바꾼 두 가지 흐름
- 현장 주문을 ERP로: 영업사원이 메신저로 보내던 주문을 모바일에서 거래처·품목 코드를 골라 입력하면 ERP로 전송되고 송장이 출력되도록 바꾼 사례가 있습니다. 주문번호 아래 ERP 응답과 출력 결과, 실패 이유를 연결해 사무실이 재입력 대신 오류와 예외를 확인하도록 설계했습니다. 식자재 유통 주문 앱·이카운트 ERP 연동 사례
- 엑셀 발주를 ERP로: 거래처별 재고를 엑셀에서 보고 ERP에 코드를 다시 입력하던 발주를, 현재 재고·안전재고·리드타임·최소 수량으로 발주량을 계산해 ERP API로 보내도록 바꾼 사례입니다. 회차별·행별 상태와 ERP 응답을 저장해, 전체 회차를 다시 보내지 않고 실패한 행만 재처리합니다. 이카운트 ERP API 연동 발주 자동화 사례
자주 묻는 질문
엑셀 발주서 양식만 잘 만들어도 충분한가요? 거래처와 품목이 적다면 항목이 잘 갖춰진 엑셀 양식으로 충분합니다. 받은 발주를 다시 ERP에 입력하는 시간이 늘기 시작하면 그 구간부터 연동을 검토하면 됩니다.
발주와 수주는 같은 프로그램에서 관리하나요? 같은 주문 정보를 사는 쪽에서 보면 발주, 파는 쪽에서 보면 수주입니다. 그래서 수발주 프로그램이라는 이름으로 함께 다루는 경우가 많고, 우리 쪽이 어느 역할인지에 따라 필요한 화면이 달라집니다.
쓰고 있는 ERP를 바꾸지 않고도 할 수 있나요? ERP가 주문을 받을 수 있는 API나 업로드 형식을 제공한다면 가능합니다. 이 경우 ERP는 그대로 두고 주문 입력과 검증 단계만 새로 만들 수 있습니다.
발주량을 자동으로 정하게 해도 되나요? 재고와 거래처별 조건으로 제안까지는 자동으로 계산하고, 금액이 크거나 처음 거래하는 품목은 담당자가 확인한 뒤 보내도록 나누는 방식이 안전합니다.
정리
발주서 양식은 받는 쪽이 다시 묻지 않도록 거래처·품목 코드·단위·납기를 담는 것이 기본입니다. 같은 주문을 여러 번 옮겨 적기 시작하면, 입력 단계에서 코드를 맞추고 ERP로 바로 보내는 수발주 흐름으로 바꿀 때입니다.
지금 쓰는 발주서 양식과 하루 주문 건수를 정리해 두면 어느 구간부터 바꿀지 정하기 쉬워집니다. 현장 주문부터 ERP·송장까지 잇는 구성은 주문·발주 자동화 프로그램 구축 페이지에 있습니다.
