CHALLENGE
클라이언트가 필요로 한 이유
클라이언트는 건설 현장의 차량과 장비 주유량을 종이 영수증과 수기 장부로 관리하고 있었습니다. 현장 담당자가 차량번호와 금액을 다시 입력하면서 오류가 생겼고, 월말에야 장비별 과다 사용을 확인할 수 있었습니다.
필요했던 것은 복잡한 관리 화면이 아니라 현장에서 촬영한 영수증을 빠르게 확인하고 차량별 이력과 비용 분석으로 연결하는 모바일 중심 시스템이었습니다. 글자를 잘못 읽었거나 네트워크가 불안정한 상황에는 사용자가 확인한 뒤 저장할 수 있어야 했습니다.
건설 현장을 운영하는 고객사는 굴삭기, 덤프트럭, 지게차, 크레인, 롤러 등 5대의 중장비에 대한 주유를 종이 영수증과 엑셀로 관리하고 있었습니다. 현장 관리 담당자 1명이 매일 영수증을 수거해 장비별 주유량과 금액을 직접 타이핑하고 있었습니다.
건당 평균 4분, 하루 5~8건 기준으로 매일 30~40분을 단순 입력 작업에 소요
수기 관리의 핵심 문제
| 문제 | 영향 |
|---|---|
| 입력 오류 | 영수증 번짐·장비 번호 혼동으로 월 12건 이상 오류 |
| 정산 병목 | 한 달치 영수증을 엑셀과 대조하는 데 8시간 이상 |
| 이상 감지 불가 | 연료 소비 급증을 월말에야 확인, 비용 누적 |
영수증 분실이나 잉크 탈색 시에는 정산 자체가 불가능했고, 연료 누수나 비인가 주유에 즉시 대응할 수 없는 구조였습니다.
클라이언트 요청사항과 기획 방향
| 클라이언트 요청 | 이렇게 기획한 이유 | 해결 방식 |
|---|---|---|
| 영수증 입력 시간을 줄여달라는 요청 | 현장에서 긴 양식을 입력하면 누락과 오타가 늘어남 | 촬영 후 차량번호·주유량·금액만 추출해 확인 화면 제공 |
| 차량·장비별 사용 이력을 즉시 조회 | 영수증 묶음은 월말 전까지 비용 추이를 확인하기 어려움 | 확정된 주유 건을 차량과 날짜 기준으로 누적 |
| 비정상 사용을 월말 전에 표시 | 단순 총액만 보면 작업량 차이와 반복 입력을 구분하기 어려움 | 최근 평균과 중복 시간·금액을 함께 비교해 확인 대상 분리 |
SOLUTION
시스템 구조
시온랩은 스마트폰 하나로 주유 요청부터 등록·정산·이력 조회까지 완결되는 모바일 주유 관리 시스템을 기획·구축했습니다.
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OCR 영수증 자동 인식 : 카메라로 영수증을 촬영하면 주유량·금액·날짜가 자동 입력됩니다. 촬영이 어려운 환경에서는 수동 입력도 가능하도록 설계했습니다.
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모바일 주유 요청 : 현장에서 장비 선택 → 예상 주유량 입력 → 제출까지 30초 내 완료. 사무실로 돌아가 엑셀을 열 필요가 없습니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
장비와 인식된 수량·금액·날짜를 대조해 수정한 뒤 확정합니다. OCR 결과 자체를 등록 완료로 보지 않습니다.
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자동 단가 계산 : 주유 등록 시 리터당 단가 기준으로 총 비용이 자동 산출됩니다. OCR 결과와 수동 입력을 병행할 수 있어 한 화면에서 등록이 완료됩니다.
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실시간 현황 대시보드 : 오늘의 요청 건수, 접수 완료 건수, 총 주유량을 홈 화면에서 한눈에 확인합니다. 주유 요청과 등록 두 가지 핵심 동선에 즉시 진입할 수 있도록 구성했습니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
오늘 요청과 등록 현황을 확인하고 장비별 날짜 이력에서 비용을 대조합니다.
- 주유 이력 및 비용 분석 : 장비별 주유 기록을 날짜순으로 누적하고, 월간·주간 소비 추이를 제공합니다. 평균 대비 비정상적 소비가 감지되면 즉시 확인할 수 있습니다.
건설 현장의 불안정한 네트워크 환경을 고려해 경량화된 모바일 UI로 설계했고, 홈·카메라·이력 3탭 구조로 별도 교육 없이 바로 사용할 수 있도록 했습니다.
BUILD
현장 촬영을 사무실의 비용 확인으로 잇는 입력
현장에서는 장비를 선택해 주유를 요청하고 영수증을 촬영합니다. 시스템이 읽은 주유량·금액·날짜는 확인할 후보이며, 사용자가 장비와 값을 검토·수정한 뒤 이력으로 확정합니다. 사진 인식과 최종 저장을 분리한 이유는 흐린 사진의 잘못된 숫자가 그대로 비용 집계에 들어가지 않게 하기 위해서입니다.
사무실에서는 장비별 누적 이력을 기간으로 좁혀 주유량과 비용을 확인합니다. 평균에서 벗어난 건도 원본 영수증과 확정값을 따라 살펴볼 수 있어, 큰 수치가 실제 소비인지 입력 문제인지 확인하는 순서를 유지합니다.
구축 방향과 데이터 처리 로직
영수증 원본, 문자 인식 결과, 사용자 확정값, 차량별 주유 이력을 분리했습니다. 자동 인식값은 바로 저장하지 않고 확인 단계를 거치며, 네트워크가 끊긴 경우에는 임시 보관한 뒤 연결이 회복되면 중복 여부를 다시 확인하도록 구성했습니다.
| 구간 | 들어오는 데이터 | 판정·처리 기준 | 다음 상태 |
|---|---|---|---|
| 촬영·인식 | 영수증 이미지, 촬영 시각 | 차량번호·수량·금액 후보와 신뢰도 확인 | 확인 화면 또는 재촬영 안내 |
| 사용자 확정 | 인식 후보, 차량, 수정값 | 필수값과 동일 영수증 중복 확인 | 주유 이력 저장 |
| 비용 분석 | 차량별 이력, 기간 평균, 작업 정보 | 평균 이탈과 반복 입력 조건 비교 | 정상 집계 또는 확인 필요 |
VALIDATION
예외 상황에서 확인할 지점
촬영이 어렵다면 수동 입력으로 이어가고 낮은 인식률은 수정·재촬영 대상으로 남깁니다. 저장 중 연결이 끊기면 임시 데이터를 보존한 뒤 재연결 시 중복 여부를 확인합니다. 같은 영수증을 다시 찍은 것과 새로운 주유를 구분해야 현장 재시도가 비용 중복으로 이어지지 않습니다.
검증한 업무 범위
| 검증 구간 | 확인한 상황 | 완료 기준 |
|---|---|---|
| 낮은 인식률 | 흐린 사진과 일부 글자 누락 | 자동 확정되지 않고 수정·재촬영 경로 제공 |
| 오프라인 입력 | 저장 중 네트워크 중단과 재연결 | 임시 데이터가 보존되고 재전송 시 중복 생성되지 않음 |
| 중복·이상값 | 같은 영수증 재촬영과 평균 이탈 | 중복은 차단되고 이상 건은 확인 목록에 표시 |
비슷한 업무에 적용할 수 있는 부분
현장 경비, 운행 기록, 자재 입고처럼 사진에서 핵심 값을 읽고 담당자 확인을 거쳐 비용 이력으로 만드는 업무에 적용할 수 있습니다. 자동 인식보다 확인 단계와 오프라인 복구가 실제 현장 사용성을 결정합니다.
RESULT
| 지표 | Before | After | 개선율 |
|---|---|---|---|
| 주유 데이터 입력 | 건당 4분 | 건당 30초 | 87% 절감 |
| 수기 입력 오류 | 월 12건 | 월 1건 | 92% 감소 |
| 월말 연료비 정산 | 8시간 | 2시간 | 75% 단축 |
| 이상 소비 감지 | 월말 사후 확인 | 당일 실시간 확인 | 6배 향상 |
※ 본 프로젝트는 고객사 실제 업무 요건을 바탕으로 설계한 결과물이며, 보안 정책에 따라 일부 화면만 공개했습니다.
