영업사원 주문 앱·ERP 연동, 한눈에 보기
- 문제영업사원 주문 앱·ERP 연동, 어떤 문제가 있었나요?
- 외부 영업사원 3~4명이 거래처를 돌며 주문을 받고, 메신저로 사무실에 전달하던 유통 현장이었습니다. 내부 담당자 한 명이 메신저에 적힌 거래처명과 상품명, 수량을 확인해 ERP에 다시 입력하고 송장을 출력했습니다.
- 방법어떻게 바꿨나요?
- 거래처와 품목은 문장으로 받지 않고 ERP 기준 코드를 검색해 고르게 했습니다. 입력할 값을 줄이는 대신 고를 값을 늘린 것입니다.
- 결과무엇이 달라졌나요?
- 주문 접수~ERP 입력 91% 단축, 송장 출력 대기 83% 단축, 내부 수기 입력 100% 제거.
이런 경우였습니다
외부 영업사원 3~4명이 거래처를 돌며 주문을 받고, 메신저로 사무실에 전달하던 유통 현장이었습니다. 내부 담당자 한 명이 메신저에 적힌 거래처명과 상품명, 수량을 확인해 ERP에 다시 입력하고 송장을 출력했습니다. 건당 평균 15분, 하루 12건 기준으로 매일 약 2시간이 단순 입력에 들어갔습니다.
원인
거래처명과 상품명이 자유 문장으로 전달되는 구조가 원인이었습니다. "A세트 2박스, 라면 10개" 같은 문장을 ERP 상품코드로 하나씩 바꿔야 했고, 그 과정에서 상품명 오기입과 수량 착오, 거래처 코드 혼동이 월 20건 넘게 생겼습니다. 영업사원은 접수 상태를 확인할 방법이 없어 사무실에 전화로 다시 물었습니다.
필요했던 것
필요했던 것은 주문 앱 하나가 아니라, 현장 입력이 ERP 주문과 송장 출력까지 한 번에 이어지는 흐름이었습니다. 영업사원은 거래처에서 빠르게 주문하고, 사무실은 다시 치는 대신 오류와 예외만 확인할 수 있어야 했습니다.
가능했던 이유
기준 데이터가 이미 ERP에 있었습니다. 거래처와 품목 코드, 단가, 재고가 모두 등록돼 있고 외부 연동도 지원됐습니다. 사무실에서 하던 변환 작업은 결국 그 코드를 찾아 맞추는 일이었기 때문에, 그 선택을 현장 화면으로 옮길 수 있었습니다.
쉬운 방법이 통하지 않은 이유
쉬운 길은 메신저 문장을 자동으로 해석해 ERP에 넣는 것이었습니다. 문장 해석에 의존하면 잘못 읽은 상품과 수량이 그대로 송장까지 내려가고, 배송이 나간 뒤에야 오류를 발견합니다. 전송이 실패한 것인지 출력이 안 된 것인지도 구분할 수 없습니다.
그래서 이렇게 만들었습니다
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거래처와 품목은 문장으로 받지 않고 ERP 기준 코드를 검색해 고르게 했습니다. 입력할 값을 줄이는 대신 고를 값을 늘린 것입니다. 상품 카드에 단가와 단위, 실시간 재고를 함께 표시해 고르는 자리에서 확인이 끝나도록 했고, 없는 거래처나 품목 코드는 전송 전에 막고 수정할 항목을 보여줬습니다.
- 2
거래처별 반복 품목은 최근 주문을 복사한 뒤 수량만 고치는 경로를 따로 뒀습니다. 매번 처음부터 고르면 현장 입력이 길어지고, 길어지면 결국 다시 메신저로 돌아가게 됩니다.
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제출된 주문에는 고유 요청값을 부여해 같은 주문이 두 번 생기지 않게 했습니다. 거래처 안은 통신이 불안정한 경우가 많아 재전송이 잦고, 중복 발주는 반품과 정산 수정으로 이어집니다. 네트워크 지연 중 같은 주문을 다시 보내도 한 건만 생성되는지 확인했습니다.
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ERP 전송 결과와 송장 출력 결과는 주문번호 아래에 따로 표시했습니다. 두 결과를 한 덩어리로 보여주면 배송 준비가 끝났는지 알 수 없습니다. 프린터 오류가 났을 때는 ERP 주문을 그대로 두고 출력 단계만 다시 처리하도록 했습니다.
