유통 재고관리 시스템 구축

CHALLENGE

클라이언트가 필요로 한 이유

클라이언트는 매입, 입고, 판매, 출고, 창고 이동을 서로 다른 문서에서 관리하고 있었습니다. 같은 품목도 창고와 시점에 따라 수량이 달라 주문 가능 여부와 재발주 시점을 즉시 판단하기 어려웠습니다.

필요했던 것은 현재 재고 숫자만 보여주는 화면이 아니라 수량이 왜 바뀌었는지 추적하고 부족 전에 조치할 수 있는 운영 체계였습니다. 품목과 보관 위치를 공통 기준으로 두고 모든 증감이 거래 이력으로 남아야 했습니다.

식품·소비재 유통 사업자는 영업·매입·재고·정산이 서로 연결된 업무임에도 각 파트가 별도의 엑셀 파일로 분리 관리되는 경우가 많습니다. 주문이 들어오면 재고를 별도로 확인하고, 출고 후 정산 파일을 다시 갱신하는 식의 이중·삼중 입력이 일상이었습니다. 특히 유통기한이 있는 품목은 현장에서 직접 확인하기 전까지 폐기 가능성을 파악하기 어려웠습니다.

유통기한 임박 재고를 현장 확인 전까지 인지하지 못해 폐기 손실이 반복 발생

분산 관리 구조의 핵심 문제

유통 업무는 주문이 들어오는 순간부터 입금 확인까지 하나의 흐름으로 이어져야 하지만, 파트별로 파편화된 구조에서는 각 단계마다 정보 확인과 재입력 비용이 발생하고 있었습니다.

클라이언트 요청사항과 기획 방향

SOLUTION

시온랩은 영업(주문·출고·배송)·매입(입고)·재고·정산을 하나의 흐름으로 연결하고, 유통기한 D-Day 알림과 거래처별 단가 관리를 내장한 유통 전용 재고관리 시스템을 설계했습니다.

시스템 구조

• 통합 대시보드 : 유통기한 알림(초과·임박), 미처리 주문, 안전재고 부족 품목, 미수금 현황, 매출 합계, 배송 현황을 한 화면에서 확인합니다. 오늘 처리가 필요한 항목을 우선순위별로 파악할 수 있습니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

유통기한·미처리 주문·부족 재고를 함께 보고 먼저 처리할 항목을 선택합니다.

• 영업 파트: 주문·출고·배송 흐름 : 주문 등록 시 품목·거래처별 적용 단가가 자동으로 불러와집니다. 주문 확정 후 출고 지시, 배송 등록까지 동일한 흐름 안에서 처리되어 별도 입력 없이 상태가 연결됩니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

거래처 적용 단가와 주문 상태를 확인하고 출고 지시·배송 등록으로 이어갑니다.

• 매입·입고 및 유통기한 D-Day 관리 : 발주 후 입고 처리를 완료하면 재고 수량이 자동으로 반영됩니다. 품목별 유통기한을 등록하면 초과·임박·여유 상태를 색상으로 구분하여 표시하고, 초과 재고는 폐기·반품 처리로 이력을 남깁니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

초과·임박 상태를 읽고 폐기나 반품으로 처리한 수량의 이력을 확인합니다.

• 정산 파트: 미수금·거래명세서·세금계산서 : 출고와 연동하여 거래명세서가 자동 생성되고, 미수금 현황이 거래처별로 집계됩니다. 세금계산서 발행 대상을 필터링하여 발행 처리와 이력 관리를 한 곳에서 수행합니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

출고와 명세서·미수금 연결을 확인하고 발행 대상과 정산 상태를 정리합니다.

• 기준정보 관리 및 보고서 : 품목에 품목코드·카테고리·보관구분·안전재고 기준을 등록하고, 거래처별 매입·판매 단가를 유효기간 기준으로 자동 선택합니다. 매출·재고·거래처별 분석 보고서로 기간별 추이와 품목 회전율을 파악합니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

기간별 판매와 품목 회전율을 비교해 재고와 발주 기준을 점검할 자료로 사용합니다.

주문이 들어오는 시점부터 입금 확인까지 데이터가 한 흐름으로 연결되어, 각 파트가 동일한 정보를 보고 일관된 판단을 내릴 수 있도록 설계했습니다.

BUILD

주문 수량과 실제 출고 가능한 수량의 구분

입고 담당자는 발주 대비 수량과 검수 상태를 확인해 재고를 반영하고, 영업 담당자는 거래처·품목별 단가로 주문을 작성합니다. 주문 확정 뒤 출고와 배송, 정산이 이어지지만 예약·검수 중 수량까지 바로 쓸 재고로 보지는 않습니다. 서로 다른 담당자가 같은 가용 수량을 읽도록 거래 원장을 기준으로 삼았습니다.

유통기한이 지난 재고는 폐기·반품 이력으로 남기고 정산에서는 출고에 연결된 명세서와 미수금을 확인합니다. 재고를 숫자 하나로 덮어쓰는 방식 대신 왜 수량이 달라졌는지 거래와 상태를 따라 설명할 수 있게 한 판단입니다.

구축 방향과 데이터 처리 로직

품목과 창고를 기준 데이터로 두고 재고 변화는 거래 원장에만 기록하도록 구성했습니다. 현재 수량은 원장의 합계로 계산하며, 예약과 검수 상태를 가용 재고에서 분리해 주문·발주 화면이 같은 숫자를 사용하도록 했습니다.

VALIDATION

예외 상황에서 확인할 지점

재고보다 큰 출고와 중복 요청은 수량 통제 단계에서 막고 창고 이동은 두 위치의 합계를 대조합니다. 재발주는 안전재고만 보는 대신 진행 중 발주와 입고 예정을 함께 읽어 같은 부족분에 대한 주문이 거듭 제안되지 않도록 합니다.

검증한 업무 범위

비슷한 업무에 적용할 수 있는 부분

도소매, 제조 부자재, 식자재, 다점포 상품처럼 위치별 수량과 발주가 연결되는 업무에 적용할 수 있습니다. 현재값을 직접 고치는 방식보다 모든 변화를 거래로 남기는 구조가 재고 신뢰도를 높입니다.

RESULT

※ 본 프로젝트는 고객사 실제 업무 요건을 바탕으로 설계한 결과물이며, 보안 정책에 따라 일부 화면만 공개했습니다.