유통기한 재고관리 프로그램, 한눈에 보기
- 문제유통기한 재고관리 프로그램, 어떤 문제가 있었나요?
- 매입과 입고, 판매, 출고, 창고 이동을 서로 다른 문서에서 관리하던 식품·소비재 유통 현장이었습니다. 같은 품목도 창고와 시점에 따라 수량이 달라 주문 가능 여부와 재발주 시점을 바로 판단하기 어려웠습니다.
- 방법어떻게 바꿨나요?
- 품목과 창고를 기준 데이터로 두고 재고 변화는 거래 원장에만 기록했습니다. 현재 수량은 원장의 합계로 계산하고, 예약과 검수 상태는 가용 재고에서 분리해 주문 화면과 발주 화면이 같은 숫자를 쓰도록 했습니다.
- 결과무엇이 달라졌나요?
- 유통기한 폐기 손실 80% 감소, 거래처 단가 오류 85% 감소.
이런 경우였습니다
매입과 입고, 판매, 출고, 창고 이동을 서로 다른 문서에서 관리하던 식품·소비재 유통 현장이었습니다. 같은 품목도 창고와 시점에 따라 수량이 달라 주문 가능 여부와 재발주 시점을 바로 판단하기 어려웠습니다. 유통기한이 있는 품목은 현장에서 직접 확인하기 전까지 폐기 가능성을 알 수 없었습니다.
원인
영업과 매입, 재고, 정산이 연결된 업무인데도 파트마다 별도 파일로 나뉘어 있던 것이 원인이었습니다. 주문이 들어오면 재고를 따로 확인하고 출고 뒤에는 정산 파일을 다시 갱신하는 이중·삼중 입력이 일상이었습니다. 거래처마다 다른 매입·판매 단가는 구두 합의나 메모로 관리해 계산 오류가 잦았습니다.
필요했던 것
필요했던 것은 현재 재고 숫자를 보여 주는 화면이 아니라, 수량이 왜 바뀌었는지 추적하고 부족해지기 전에 조치하는 운영 체계였습니다. 품목과 보관 위치를 공통 기준으로 두고 모든 증감이 거래 이력으로 남아야 했습니다.
가능했던 이유
판단에 쓰는 값이 이미 현장에 있었습니다. 품목코드와 카테고리, 보관 구분, 안전재고 기준, 거래처별 단가와 유효기간은 문서에 적혀 있었고 서식만 서로 달랐습니다. 재발주 시점을 정하는 판매 속도와 리드타임도 숫자로 적을 수 있었습니다.
쉬운 방법이 통하지 않은 이유
쉬운 길은 파트별 파일을 한 화면에 모아 보여 주는 것이었습니다. 모아 보여 주기만 하면 현재 수량을 직접 고쳐 쓰는 방식이 남아 차이 원인과 책임 시점을 확인할 수 없고, 예약과 이동, 검수 중인 재고를 판매 가능으로 오인하는 문제도 그대로입니다.
그래서 이렇게 만들었습니다
- 1
품목과 창고를 기준 데이터로 두고 재고 변화는 거래 원장에만 기록했습니다. 현재 수량은 원장의 합계로 계산하고, 예약과 검수 상태는 가용 재고에서 분리해 주문 화면과 발주 화면이 같은 숫자를 쓰도록 했습니다. 재고보다 큰 출고와 중복 요청은 처리 전에 막아 음수 재고가 들어오지 않는지 확인했습니다.
- 2
품목별 유통기한을 등록해 초과와 임박, 여유 상태를 구분해 표시했습니다. 현장 확인에 의존하면 폐기 가능성을 알게 되는 시점이 늦습니다. 초과 재고는 폐기나 반품 처리로 이력을 남겨, 수량이 왜 줄었는지 나중에 설명할 수 있게 했습니다.
- 3
거래처별 매입·판매 단가는 유효기간을 기준으로 자동 선택하게 했습니다. 구두 합의와 메모로 관리하면 같은 거래처에 다른 단가가 적용되고 그 차이를 정산에서 발견합니다. 주문을 등록할 때 품목과 거래처에 맞는 단가가 불러와지고, 출고와 연동해 거래명세서가 만들어지며 미수금이 거래처별로 집계됩니다.
- 4
재발주 대상은 안전재고만 보지 않고 판매 속도와 리드타임, 진행 중인 발주를 함께 반영해 산출했습니다. 안전재고만 기준으로 삼으면 소진이 빠른 품목에서 긴급 발주가 생깁니다. 입고 예정 수량이 있는 품목은 중복으로 제안하지 않는지 확인했습니다.
