학원 운영 통합 관리 시스템 구축

CHALLENGE

클라이언트가 필요로 한 이유

클라이언트는 수강생 정보, 출결, 수납, 시간표, 상담 이력을 서로 다른 문서와 도구에서 관리하고 있었습니다. 학생 한 명의 현재 상태를 확인하려면 여러 기록을 대조해야 했고, 월말에는 미납과 일정 충돌을 다시 확인해야 했습니다.

필요했던 것은 기능별 장부를 온라인으로 옮기는 일이 아니라 학생을 중심으로 운영 정보를 연결하는 시스템이었습니다. 원장과 강사가 같은 수강·출결·수납 상태를 보고, 미처리 업무를 하루 단위로 확인할 수 있어야 했습니다.

중소 규모 학원을 운영하는 원장들은 수강생 관리, 출결 체크, 수납 정산, 시간표 편성, 학부모 연락을 각각 다른 도구로 처리하고 있었습니다. 수강생 정보는 엑셀에, 출결은 종이 대장에, 수납은 가계부 앱에 분산되어 있어 특정 학생의 전체 현황을 파악하려면 여러 곳을 일일이 확인해야 했습니다.

수강생 한 명의 현황을 파악하는 데 평균 15분 이상, 월말 수납 집계에 반나절 소요

분산 학원 운영의 핵심 문제

원장 혼자서 모든 운영을 처리하는 소규모 학원일수록 행정 업무가 집중되어, 정작 교육 품질 관리에 쓸 시간이 부족한 상황이었습니다.

클라이언트 요청사항과 기획 방향

SOLUTION

시온랩은 학원 운영의 모든 흐름을 단일 플랫폼으로 통합했습니다. 수강생 등록부터 출결 체크, 수납 청구, 시간표 편성, 학부모 알림까지 하나의 화면 흐름 안에서 처리할 수 있도록 설계했습니다.

시스템 구조

• 운영 대시보드 : 총 수강생 수, 이번 달 출석률, 수납률, 신규 등록 현황 등 핵심 KPI를 한눈에 확인합니다. 오늘 일정과 미처리 알림도 대시보드에서 즉시 파악할 수 있습니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

• 수강생 통합 관리 : 인적사항, 수강 과목, 수납 이력, 출결 기록을 한 화면에서 조회하고 관리합니다. 특정 학생의 전체 현황을 확인하는 데 더 이상 여러 문서를 뒤질 필요가 없습니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

• 시간표 편성 및 수납 자동 청구 : 강사별 주간 시간표를 자동 생성하고 동일 시간·강의실 중복 배정을 방지합니다. 월별 청구액을 자동 집계하고 미납 학부모에게 알림을 발송하여 월말 수작업 집계가 불필요합니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

• 상담 이력 관리 : 학부모 상담 내용, 학생 피드백, 후속 조치 사항을 날짜순으로 기록하고 추적합니다. 상담 이력이 누적되어 다음 상담 시 맥락을 바로 파악할 수 있습니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

• 운영 통계 시각화 : 월별 수강생 증감, 과목별 수강 비율, 출석률 추이를 차트로 시각화합니다. 수강생 이탈 패턴과 인기 과목 변화를 정량적으로 파악하여 운영 전략에 활용합니다.

보안 정책으로 확대가 제한됩니다

원장이 별도 교육 없이 바로 사용할 수 있도록, 메뉴 구조를 수강생·시간표·수납·상담 네 가지 핵심 흐름 중심으로 단순하게 설계했습니다.

BUILD

구축 방향과 데이터 처리 로직

수강생을 중심 데이터로 두고 수강 과정, 출결, 청구, 상담, 시간표를 연결했습니다. 하루 운영 화면에는 오늘 수업과 미처리 항목만 우선 노출하고, 상세 화면에서 과거 이력을 시간순으로 확인하도록 정보 밀도를 나눴습니다.

VALIDATION

검증한 업무 범위

비슷한 업무에 적용할 수 있는 부분

교육센터, 과외 그룹, 체육 시설처럼 회원과 일정, 결제가 함께 움직이는 업무에 적용할 수 있습니다. 사용자 수보다 학생·수업·청구의 기준 데이터를 먼저 정리해야 운영 화면이 일관되게 작동합니다.

RESULT

※ 본 프로젝트는 고객사 실제 업무 요건을 바탕으로 설계한 결과물이며, 보안 정책에 따라 일부 화면만 공개했습니다.