CHALLENGE
클라이언트가 필요로 한 이유
클라이언트는 수강생 정보, 출결, 수납, 시간표, 상담 이력을 서로 다른 문서와 도구에서 관리하고 있었습니다. 학생 한 명의 현재 상태를 확인하려면 여러 기록을 대조해야 했고, 월말에는 미납과 일정 충돌을 다시 확인해야 했습니다.
필요했던 것은 기능별 장부를 온라인으로 옮기는 일이 아니라 학생을 중심으로 운영 정보를 연결하는 시스템이었습니다. 원장과 강사가 같은 수강·출결·수납 상태를 보고, 미처리 업무를 하루 단위로 확인할 수 있어야 했습니다.
중소 규모 학원을 운영하는 원장들은 수강생 관리, 출결 체크, 수납 정산, 시간표 편성, 학부모 연락을 각각 다른 도구로 처리하고 있었습니다. 수강생 정보는 엑셀에, 출결은 종이 대장에, 수납은 가계부 앱에 분산되어 있어 특정 학생의 전체 현황을 파악하려면 여러 곳을 일일이 확인해야 했습니다.
수강생 한 명의 현황을 파악하는 데 평균 15분 이상, 월말 수납 집계에 반나절 소요
분산 학원 운영의 핵심 문제
| 문제 | 영향 |
|---|---|
| 정보 분산 | 수강생 인적사항·수납·출결을 별도 문서에서 확인 |
| 수납 수동 집계 | 월말 미납 현황 파악에 반나절 이상 소요 |
| 시간표 수동 배정 | 강사·강의실 충돌을 엑셀로 직접 확인 |
| 학부모 소통 비체계화 | 개별 전화·문자로 연락, 상담 이력 미보관 |
원장 혼자서 모든 운영을 처리하는 소규모 학원일수록 행정 업무가 집중되어, 정작 교육 품질 관리에 쓸 시간이 부족한 상황이었습니다.
클라이언트 요청사항과 기획 방향
| 클라이언트 요청 | 이렇게 기획한 이유 | 해결 방식 |
|---|---|---|
| 학생별 전체 운영 이력을 한 화면에서 확인 | 출결·수납·상담 기록이 분리되면 같은 학생의 상황을 놓치기 쉬움 | 수강생 마스터 아래 수강·출결·수납·상담 이력을 연결 |
| 시간표 충돌을 등록 전에 차단 | 강사와 강의실 중복은 수업 직전에 발견될수록 변경 비용이 커짐 | 요일·시간·강사·강의실 조합을 저장 전에 검증 |
| 미납과 학부모 안내를 함께 관리 | 수납 집계와 연락 기록이 분리되면 중복 안내나 누락이 발생 | 청구·납부·미납 상태와 발송 이력을 같은 흐름에 기록 |
SOLUTION
시온랩은 학원 운영의 모든 흐름을 단일 플랫폼으로 통합했습니다. 수강생 등록부터 출결 체크, 수납 청구, 시간표 편성, 학부모 알림까지 하나의 화면 흐름 안에서 처리할 수 있도록 설계했습니다.
시스템 구조
- 운영 대시보드 : 총 수강생 수, 이번 달 출석률, 수납률, 신규 등록 현황 등 핵심 KPI를 한눈에 확인합니다. 오늘 일정과 미처리 알림도 대시보드에서 즉시 파악할 수 있습니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
오늘 일정과 미처리 알림을 확인해 수업 운영과 수납 후속 업무의 순서를 정합니다.
- 수강생 통합 관리 : 인적사항, 수강 과목, 수납 이력, 출결 기록을 한 화면에서 조회하고 관리합니다. 특정 학생의 전체 현황을 확인하는 데 더 이상 여러 문서를 뒤질 필요가 없습니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
한 학생의 수강·출결·납부 이력을 함께 확인하고 현재 문의의 배경을 파악합니다.
- 시간표 편성 및 수납 자동 청구 : 강사별 주간 시간표를 자동 생성하고 동일 시간·강의실 중복 배정을 방지합니다. 월별 청구액을 자동 집계하고 미납 학부모에게 알림을 발송하여 월말 수작업 집계가 불필요합니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
월 청구와 실제 수납을 대조하고 부분 납부·미납의 남은 금액을 확인합니다.
- 상담 이력 관리 : 학부모 상담 내용, 학생 피드백, 후속 조치 사항을 날짜순으로 기록하고 추적합니다. 상담 이력이 누적되어 다음 상담 시 맥락을 바로 파악할 수 있습니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
날짜별 상담 내용과 후속 조치를 읽고 다음 상담에서 이어갈 내용을 남깁니다.
- 운영 통계 시각화 : 월별 수강생 증감, 과목별 수강 비율, 출석률 추이를 차트로 시각화합니다. 수강생 이탈 패턴과 인기 과목 변화를 정량적으로 파악하여 운영 전략에 활용합니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
수강생 증감과 과목·출석 추이를 비교해 운영 변화의 확인 대상을 찾습니다.
원장이 별도 교육 없이 바로 사용할 수 있도록, 메뉴 구조를 수강생·시간표·수납·상담 네 가지 핵심 흐름 중심으로 단순하게 설계했습니다.
BUILD
오늘의 수업과 학생별 누적 기록을 나눈 운영
등록 담당자는 학생과 수강 과정·강사·기간을 연결하고, 수업 운영자는 예정 시간표에 맞춰 출결을 처리합니다. 수납은 청구 기간과 실제 납부액을 기준으로 별도 계산합니다. 학생이 출석했다는 사실과 수강료를 모두 납부했다는 사실을 분리해야 같은 학생의 운영 상태를 정확히 읽을 수 있습니다.
대시보드는 오늘 수업과 미처리 업무를 먼저 보여주고 학생 상세는 과거 수강·상담·수납을 확인하는 곳으로 구성했습니다. 상담 담당자가 바뀌어도 이전 피드백과 후속 조치를 읽고 대화를 이어갈 수 있도록 학생 단위의 연결을 유지했습니다.
구축 방향과 데이터 처리 로직
수강생을 중심 데이터로 두고 수강 과정, 출결, 청구, 상담, 시간표를 연결했습니다. 하루 운영 화면에는 오늘 수업과 미처리 항목만 우선 노출하고, 상세 화면에서 과거 이력을 시간순으로 확인하도록 정보 밀도를 나눴습니다.
| 구간 | 들어오는 데이터 | 판정·처리 기준 | 다음 상태 |
|---|---|---|---|
| 수강 등록 | 학생, 과정, 담당 강사, 수강 기간 | 중복 수강과 정원 확인 | 수강 상태와 시간표 반영 |
| 출결 처리 | 수업 일정, 출석 상태, 사유 | 예정 수업과 학생 등록 상태 대조 | 출석률과 알림 대상 갱신 |
| 수납 관리 | 월 청구액, 납부일, 할인·환불 | 청구 기간과 잔액 계산 | 납부 완료 또는 미납 후속 업무 생성 |
VALIDATION
예외 상황에서 확인할 지점
시간표의 강사·강의실 충돌은 편성 단계에서 확인하고, 부분 납부는 완료 처리 대신 잔액을 남깁니다. 안내 대상도 청구·수납 기준으로 판단하므로 출결 기록만 보고 미납 안내를 결정하지 않습니다.
검증한 업무 범위
| 검증 구간 | 확인한 상황 | 완료 기준 |
|---|---|---|
| 시간표 | 동일 강사·강의실의 겹치는 수업 | 충돌 등록이 차단되고 이유가 표시 |
| 수납 | 정상 납부, 부분 납부, 미납 | 잔액과 안내 대상이 같은 기준으로 집계 |
| 학생 상세 | 수강·출결·상담·수납 이력 조회 | 한 학생의 전체 운영 맥락을 시간순으로 확인 |
비슷한 업무에 적용할 수 있는 부분
교육센터, 과외 그룹, 체육 시설처럼 회원과 일정, 결제가 함께 움직이는 업무에 적용할 수 있습니다. 사용자 수보다 학생·수업·청구의 기준 데이터를 먼저 정리해야 운영 화면이 일관되게 작동합니다.
RESULT
| 지표 | Before | After | 개선율 |
|---|---|---|---|
| 수강생 현황 파악 시간 | 15분 이상 | 1분 내 | 90% 절감 |
| 월말 수납 집계 소요 | 반나절 | 자동 실시간 | 80% 향상 |
| 시간표 충돌 | 수동 확인 필요 | 자동 충돌 방지 | 충돌 발생 0건 |
| 학부모 소통 방식 | 개별 전화·문자 (건당 5분) | 통합 알림 자동 발송 | 소통 시간 75% 절감 |
※ 본 프로젝트는 고객사 실제 업무 요건을 바탕으로 설계한 결과물이며, 보안 정책에 따라 일부 화면만 공개했습니다.
