CHALLENGE
클라이언트가 필요로 한 이유
클라이언트는 노트북, 모니터, 장비, 소프트웨어 라이선스를 엑셀로 관리하며 배정과 회수 이력을 담당자의 기억에 의존하고 있었습니다. 자산이 늘수록 현재 사용자와 위치, 보증·만료일을 즉시 확인하기 어려웠습니다.
필요했던 것은 자산 목록을 보여주는 화면이 아니라 등록부터 배정, 이동, 점검, 회수, 폐기까지 책임과 상태를 남기는 체계였습니다. 특히 퇴사자 장비와 만료 예정 라이선스처럼 기한이 있는 업무를 사전에 드러내야 했습니다.
성장하는 조직일수록 노트북·모니터·소프트웨어 라이선스 등 IT 자산의 수가 빠르게 늘어납니다. 그러나 대부분의 중소 규모 조직에서는 자산 대장을 엑셀로 관리하고, 배정 이력은 담당자 기억에 의존하며, 라이선스 갱신일은 달력 메모로만 기록하는 수준에 머물러 있었습니다.
퇴사자 장비 회수 누락이 분기마다 발생하고, SW 라이선스 만료를 사후에야 인지하는 상황이 반복
엑셀 기반 자산 관리의 핵심 문제
| 문제 | 영향 |
|---|---|
| 현황 파악 지연 | 자산 대장 엑셀이 담당자마다 버전이 달라 실제 현황 파악에 매번 수 시간 소요 |
| 라이선스 만료 사후 인지 | 갱신일 달력 관리 한계로 만료 후에야 발견, 업무 중단 사례 발생 |
| 실사 비효율 | 인쇄된 자산 목록을 들고 현장 대조 후 엑셀에 재입력하는 이중 작업 |
| 퇴사자 장비 회수 누락 | 배정 이력이 없어 반납 여부를 퇴사 처리 후에야 파악 |
자산의 가치는 구매 시점에 이미 결정되지만, 관리 부실로 인한 손실은 운영 내내 조금씩 누적됩니다. 특히 SW 라이선스는 구매 비용이 크고 만료 시 즉각적인 업무 영향이 발생하므로 예방 관리가 필수였습니다.
클라이언트 요청사항과 기획 방향
| 클라이언트 요청 | 이렇게 기획한 이유 | 해결 방식 |
|---|---|---|
| 자산별 현재 위치와 사용자를 즉시 확인 | 배정 이력을 덮어쓰면 누가 언제 사용했는지 확인할 수 없음 | 고유 자산 ID와 배정·이동 이벤트를 별도로 누적 |
| 라이선스와 보증 만료를 사전에 알림 | 달력 메모는 담당자 변경과 자산 증가에 취약함 | 만료일 기준 점검 목록과 단계별 사전 알림 생성 |
| 실사와 퇴사자 회수 누락을 줄여달라는 요청 | 목록 출력과 재입력 과정에서 불일치가 뒤늦게 발견됨 | 현장 확인 결과를 자산 상태와 바로 대조하고 미확인 건 분리 |
SOLUTION
시온랩은 자산 등록부터 배정·회수·실사·폐기까지 전 생애주기를 단일 시스템에서 추적하고, 라이선스 만료와 유휴 자산을 사전에 알림으로 인지할 수 있는 자산 관리 플랫폼을 설계했습니다.
시스템 구조
- 통합 대시보드 : 총 자산 수, 총 자산 가치, 금월 상각비, 만료 예정 SW 수, 유휴 자산, 수리 중 장비 등 KPI를 한 화면에서 파악합니다. 상태별 현황을 색상으로 구분하여 즉각적인 주의가 필요한 항목을 시각적으로 식별합니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
- 자산 등록·배정·회수 : 자산을 등록할 때 구매일·구매가·보증 기간·시리얼 번호 등을 함께 기록합니다. 배정 시 담당자·부서·배정일이 이력으로 남고, 퇴사 처리 시 미회수 장비 목록이 자동으로 표시됩니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
- SW·라이선스 및 자산 실사 : SW·라이선스의 만료일과 보유 수량을 관리하고, 만료 임박 시 사전 알림을 발송합니다. 정기 실사 시 바코드 스캔으로 자산 소재를 확인하고 불일치 항목을 자동 감지합니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
- 구매·폐기 관리 : 자산 구매 요청과 승인 흐름을 관리하고, 수명이 다한 자산은 폐기 처리하여 이력을 남깁니다. 부서별 자산 분포와 예산 집행률을 리포트로 제공합니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
- 부서별 분석 및 예산 리포트 : 부서별 자산 분포 차트와 연간 상각비 추이, 예산 집행률을 리포트로 제공합니다. 자산 구매 계획 수립과 예산 배분 근거 자료로 활용할 수 있습니다.
보안 정책으로 확대가 제한됩니다
자산 담당자 한 명이 전체 자산을 놓치지 않고 관리할 수 있도록, 예외 상황은 시스템이 먼저 감지하고 사람에게 알리는 구조로 설계했습니다.
BUILD
구축 방향과 데이터 처리 로직
자산 자체의 고정 정보와 배정·이동·점검 같은 변경 이력을 분리했습니다. 현재 상태는 최신 이벤트에서 계산하고, 과거 이력은 보존해 분실·회수·감가상각 관련 확인이 한 자산 상세에서 이어지도록 했습니다.
| 구간 | 들어오는 데이터 | 판정·처리 기준 | 다음 상태 |
|---|---|---|---|
| 자산 등록 | 자산번호, 시리얼, 구매일, 보증일 | 중복 시리얼과 필수 정보 확인 | 사용 가능 자산으로 등록 |
| 배정·이동 | 사용자, 부서, 위치, 처리일 | 현재 배정 상태와 권한 확인 | 현재 보유자 갱신과 이력 추가 |
| 실사·회수 | 스캔 결과, 상태, 반납 여부 | 대장과 현장 결과 비교 | 확인 완료 또는 조치 필요 |
VALIDATION
검증한 업무 범위
| 검증 구간 | 확인한 상황 | 완료 기준 |
|---|---|---|
| 식별 | 같은 시리얼의 중복 등록 | 중복 자산 생성이 차단되고 기존 항목 안내 |
| 만료 관리 | 30일 이내 만료와 이미 만료된 라이선스 | 우선순위와 후속 상태가 구분 |
| 회수 처리 | 퇴사자에게 배정된 자산 | 미회수 목록과 회수 완료 이력이 일치 |
비슷한 업무에 적용할 수 있는 부분
렌탈 장비, 공구, 의료기기, 촬영 장비처럼 실물의 현재 위치와 책임자를 추적하는 업무에 적용할 수 있습니다. 목록보다 이벤트 이력과 기한 기반 후속 조치를 중심으로 설계해야 합니다.
RESULT
| 지표 | Before | After | 개선율 |
|---|---|---|---|
| 자산 현황 파악 | 엑셀 수동 갱신 (월 1회) | 시스템 실시간 조회 | 조회 시간 90% 절감 |
| 라이선스 만료 인지 | 만료 후 뒤늦게 확인 | 30일 전 사전 알림 | 만료 사고 95% 감소 |
| 자산 실사 소요 시간 | 인쇄 대조 + 재입력 | 시스템 기반 현장 입력 | 80% 절감 |
| 퇴사자 장비 회수 | 수동 확인·누락 빈번 | 자동 알림·체크리스트 | 회수 누락 90% 감소 |
※ 본 프로젝트는 고객사 실제 업무 요건을 바탕으로 설계한 결과물이며, 보안 정책에 따라 일부 화면만 공개했습니다.
