ERP API 연동 발주 자동화, 한눈에 보기
- 문제ERP API 연동 발주 자동화, 어떤 문제가 있었나요?
- 50곳 이상의 거래처 발주를 엑셀과 ERP 수기 입력으로 처리하던 구매 현장이었습니다. 담당자 한 명이 거래처별 재고를 엑셀에서 확인하고 발주 품목을 고른 뒤, 거래처 코드와 품목 코드, 수량, 단가를 건건이 ERP에 넣었습니다.
- 방법어떻게 바꿨나요?
- 입력 파일 원본과 변환된 발주 행, 전송 회차, ERP 응답을 각각 남겼습니다. 하나로 합치면 화면은 단순해지지만, 어느 단계에서 어긋났는지 되짚을 수 없습니다.
- 결과무엇이 달라졌나요?
- 건당 발주 처리 94% 단축, 주간 발주 처리량 4.8배, 담당자 발주 업무 88% 단축.
이런 경우였습니다
50곳 이상의 거래처 발주를 엑셀과 ERP 수기 입력으로 처리하던 구매 현장이었습니다. 담당자 한 명이 거래처별 재고를 엑셀에서 확인하고 발주 품목을 고른 뒤, 거래처 코드와 품목 코드, 수량, 단가를 건건이 ERP에 넣었습니다. 건당 12분, 하루 25~30건 기준으로 매일 4시간 이상이 발주에만 들어갔습니다.
원인
판단과 입력이 한 사람에게 함께 붙어 있었습니다. 거래처별 리드타임과 최소 발주량은 담당자 기억에 있었고, 엑셀의 숫자 형식과 ERP의 코드 형식이 달라 옮길 때마다 손으로 맞춰야 했습니다. 주 15건 넘게 발생한 오입력은 발주 취소와 재입력으로 이어졌고, 주 300건 수준에서 처리량이 정체됐습니다.
필요했던 것
필요했던 것은 정해진 시간에 엑셀을 올리는 기능이 아니라, 발주 판단과 데이터 변환, 전송, 실패 복구를 한 회차로 추적하는 구조였습니다. 일부 품목이 실패해도 전체 결과와 원인을 보고 안전하게 다시 보낼 수 있어야 했습니다.
가능했던 이유
발주 판단이 규칙으로 쓸 수 있는 종류였습니다. 현재 재고와 안전재고, 리드타임, 최소 발주 수량은 모두 숫자로 적을 수 있었고 ERP가 연동을 지원했습니다. 담당자가 기억으로 하던 계산을 그대로 조건으로 옮기면 되는 일이었습니다.
쉬운 방법이 통하지 않은 이유
쉬운 길은 엑셀 전체를 한 번에 ERP로 보내는 것이었습니다. 한 덩어리로 보내면 한 행이 실패할 때 어디까지 들어갔는지 알 수 없고, 다시 보내면 이미 등록된 발주가 중복됩니다. 거래처 코드가 하나 틀렸다는 이유로 회차 전체를 멈추는 것도 운영에 맞지 않습니다.
그래서 이렇게 만들었습니다
- 1
입력 파일 원본과 변환된 발주 행, 전송 회차, ERP 응답을 각각 남겼습니다. 하나로 합치면 화면은 단순해지지만, 어느 단계에서 어긋났는지 되짚을 수 없습니다. 코드 매핑과 수량 규칙을 통과한 행만 전송 대상으로 올리고, 통과하지 못한 행은 수정 필요 상태로 분리했습니다.
- 2
발주 수량은 현재 재고와 안전재고, 리드타임, 최소 발주 수량을 함께 계산해 제안하고 담당자가 확인해 조정하도록 했습니다. 기억에 기대면 긴급 누락과 과잉 발주가 번갈아 나오기 때문에, 계산 근거를 화면에 남기는 쪽을 택했습니다.
- 3
행마다 고유 키를 두어 재시도할 때 이미 성공한 발주를 건드리지 않게 했습니다. 미등록 거래처나 품목이 섞여 있으면 그 행만 실패로 분리하고 나머지는 그대로 처리합니다. 전송 중 인증이 끊기면 회차를 멈추고, 복구한 뒤 미처리 행부터 다시 이어가도록 했습니다.
- 4
실행 흐름은 단계별 로그로 남겨 인증 성공과 파싱 완료, 재고 부족 경고, 발주 실패 원인을 바로 확인할 수 있게 했습니다. 자동화는 잘 돌 때가 아니라 멈췄을 때 무엇이 보이는지로 쓸 만해집니다.
